Assistant - Services Généraux H/F Optimum Vie

Tâches administratives et de logistiques

- Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes selon les budgets établis ;
- Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues ;
- Participer à la gestion de l'archivage de l'entreprise ;
- Suivre et initier des appels d'offre ;
- Capacité de rédaction et d'utilisation du pack office ;
- Interaction avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisation de RDV) ;
- Utiliser la machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.

Management et maintenance des locaux

- Veiller à l'organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux, identification des améliorations) ;
- Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi ;
- Planifier, coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance des équipements et des locaux ;
- Superviser et contrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d'hygiène et ce, dans le respect des budgets ;
- Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d'Optimum Vie ;
- Être capable de mettre en oeuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller au bon déroulement ;
- Être le binôme de l'accueil lors des congés / absences;

Participation à d'autres activités selon les demandes de sa direction

Expérience/Formation/Conditions

- Expérience dans des fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou support administratif et logistique
- BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique, .), un atout ;
- Horaire de 35 heures par semaine;
- Annuel brut entre 25 000€ et 30 000€.

Qualités et aptitudes

- Aisance informatique (Word, Outlook et Excel) ;
- Excellent relationnel et sens du service à la clientèle ;
- Sens de l'organisation ;
- Initiative et pro action ;
- Autonomie ;
- Discrétion.

Qualités et aptitudes

Aisance informatique (Word, Outlook et Excel) ;

Excellent relationnel et sens du service à la clientèle ;

Sens de l'organisation ;

Initiative et pro action ;

Autonomie ;

Discrétion.

Pourquoi travailler chez Optimum ?

Opportunité de joindre un groupe financier privé canadien d'envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.

Quelques-uns de nos avantages :

Travail en mode hybride et heures d'arrivée et de départ flexibles
Managers accessibles et à l'écoute des besoins
Environnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement de ses employés
Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore