Travel Coordinator H/F Nissan Formula E Team

Passionné(e) par l'organisation, les voyages et les environnements où chaque détail compte ? Vous aimez relever des défis, anticiper les imprévus et trouver des solutions rapidement ?

Your mission

En tant que Travel Coordinator, vous serez responsable de l'ensemble de la logistique liée aux déplacements et à l'hébergement des membres de l'équipe, y compris les pilotes.

Vous serez le/la véritable chef(fe) d'orchestre des voyages de l'équipe, en assurant une organisation fluide, efficace et maîtrisée, dans le respect des budgets, des délais et de la politique voyage.

Vos principales responsabilités

✈️ Organiser les déplacements de A à Z

- Planifier, réserver et gérer les vols, hôtels, transferts et autres prestations de transport pour les courses, les essais et les activités de l'atelier.
- Prendre en charge personnellement l'ensemble des réservations et de la coordination, en utilisant les outils de réservation adaptés, sans externaliser l'organisation quotidienne à une agence de voyages.
- Anticiper les besoins spécifiques des pilotes et des membres de l'équipe afin de garantir des déplacements fluides et adaptés aux contraintes du calendrier sportif.

Coordonner la logistique des événements

- Préparer et diffuser des roadbooks clairs et détaillés comprenant les itinéraires, les informations d'hébergement, les transferts et les informations pratiques locales.
- Gérer les visas, les documents de voyage et les formalités d'entrée dans les différents pays.
- Maintenir une base de données fiable et actualisée concernant les déplacements, les documents et les exigences administratives.

⚡ Anticiper et gérer les imprévus

- Réagir rapidement aux changements de dernière minute, aux perturbations de transport et aux situations d'urgence.
- Identifier des solutions efficaces et adaptées aux contraintes opérationnelles, même sous forte pression.
- Assurer une communication claire et réactive avec les membres de l'équipe.

Piloter les coûts et les prestataires

- Suivre les budgets de déplacement et garantir le respect de la politique voyage de l'équipe.
- Développer et entretenir des relations de confiance avec les compagnies aériennes, les hôtels et les autres prestataires.
- Vérifier les factures des fournisseurs et contrôler leur conformité avec les réservations et les conditions négociées.
- Identifier des opportunités d'optimisation des coûts tout en maintenant un niveau de service élevé.

Contribuer à une mobilité plus durable

- Participer à la démarche de développement durable de l'équipe sur le volet des déplacements.
- Identifier des solutions de voyage plus responsables lorsque les contraintes opérationnelles le permettent.

Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse et proactive, capable de gérer simultanément de nombreuses demandes dans un environnement international exigeant.

Vous aimez organiser, anticiper et résoudre les problèmes. Vous savez garder votre calme lorsque les plans changent et vous avez le sens du service, avec une attention particulière portée aux détails.

Votre expérience et vos compétences

- Formation supérieure en tourisme, gestion de voyages, événementiel, administration des affaires ou domaine équivalent.
- Au moins 3 ans d'expérience en gestion des déplacements professionnels, coordination logistique ou organisation d'événements.
- Une expérience dans le sport automobile, le sport professionnel ou le voyage haut de gamme constitue un véritable atout.
- Maîtrise des outils de réservation en ligne et des plateformes de gestion de voyages.
- Très bonne maîtrise d'Excel ou de Google Sheets et des outils de suivi et d'organisation.
- Capacité à gérer personnellement des réservations complexes et à coordonner plusieurs déplacements simultanément, sans dépendre d'une agence pour leur organisation.

Vos qualités personnelles

- Excellentes capacités d'organisation et de planification.
- Grande autonomie, sens des responsabilités et esprit d'initiative.
- Réactivité, pragmatisme et capacité à gérer les urgences.
- Excellent relationnel et sens du service.
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion des déplacements des pilotes et des membres de l'équipe.
- Goût pour le travail en équipe et les environnements internationaux.

Languages

- Anglais courant, à l'écrit comme à l'oral

Nissan Formula E Team participe au Championnat Formula E, la compétition internationale de monoplaces 100 % électriques.

En associant ingénierie de pointe, développement technologique et excellence opérationnelle en compétition, Nissan Formula E Team évolue dans un environnement international exigeant, où la précision, la collaboration et la recherche permanente de performance sont essentielles.

Rejoindre Nissan Formula E Team, c'est intégrer une équipe passionnée de sport automobile et contribuer directement à un projet alliant haute technologie, compétition de haut niveau et mobilité électrique.