Assistant·e de Direction Générale H/F IFAC

Prise de fonction lé 01/01/26

Finalité du poste
Le/la Assistant(e) de la direction générale assure une triple mission :
- Assistance auprès de la direction de l'association :
- Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,
- Veille et suivi du fonctionnement du siège national en garantissant la qualité des processus administratifs, coordination entre les services, veille bâtimentaire, .
________________________________________
Missions principales
1. Assistance de direction
- Assister la Direction générale
- Gestion des agendas : prise de rendez-vous, organisation des déplacements, planification des réunions de direction ou associatives
- Préparer les dossiers et les supports de réunions
- Organiser le classement et suivre les dossiers institutionnels, officiels ou contractuels.
- Rédiger et contrôler les comptes rendus, procès-verbaux, documents de travail...
- Assurer une interface fonctionnelle entre le siège national, les services et les délégations territoriales.
- Conduire et animer une organisation administrative avec les délégations territoriales et les directions de l'association.

2. Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,
- Préparer, organiser et sécuriser les instances statutaires de l'association et du groupe (Conseils d'administration, Assemblées générales, Bureaux).
- Préparer, formaliser et conserver des documents institutionnels.
- Veiller au respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables.
- Accompagner la Direction Générale dans les dossiers à caractère institutionnel ou juridique.
3. Veille et suivi du fonctionnement du siège national
- Encadrer et animer l'équipe rattachée au secrétariat Général : accueil, standard, courrier, secrétariat administratif.
- Définir les objectifs de l'équipe et assurer le suivi de leur réalisation.
- Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.
- En lien avec le service des moyens généraux, organiser et suivre l'entretien et de la maintenance des locaux, la réservation des salles et des bureaux partagés
- Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.

5. Prévention des risques et conformité sociale
- Participer par une écoute active et une attention à la vie de l'association à la prévention des risques psychosociaux, des discriminations et des situations de harcèlement

Compétences requises
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des associations.
- Notion de droit associatif, droit social et réglementation du travail.
- Capacité d'organisation administrative.
- Forte capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse.
- Gestion documentaire et archivage.
- Prévention des risques professionnels.

Savoir-faire
- Pilotage d'activités administratives complexes.
- Management et animation d'équipe.
- Conduite de projets transversaux.
- Organisation et coordination d'instances associatives.
- Rédaction de notes, rapports, procès-verbaux et documents institutionnels.
- Analyse de situations sensibles et formulation de recommandations.

Savoir-être
- Sens élevé de la confidentialité.
- Diplomatie et qualités relationnelles.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Sens du service et de l'intérêt général.

Conditions
Expériences exigées sur des missions d'assistance de direction générale
Expérience associative souhaitée