Secrétaire Hôte d'Accueil H/F Institut Catholique de Lille

Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l'accueil du public, participe à l'organisation logistique de l'entité et assure la transcription, transmission et le classement de l'ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.

Missions :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Être en support de l'équipe scolarité

Travaux administratifs courants

* Gérer le courrier : distribution, affranchissement.
* Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité.
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures.
* Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.
* Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de la scolarité.
* Mettre en forme tout type d'attestations à destination des étudiants
* Envoyer des diplômes.
* Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolarité

Organisation logistique

* Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité. Tenir des fichiers des prêts de matériels.
* Réserver des salles pour des activités pédagogiques.

Amélioration continue du service

* Participer à l'amélioration continue de l'entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu.
* Le cas échéant, représenter l'entité, la faculté ou l'université lors de manifestations (tournées d'informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Formation de niveau Bac minimum, Bac +2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente, idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.

Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) :

* Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques.
* Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données.
* Transcrire et archiver des documents.

* Gérer les réservations de salles et matériels.
* Savoir travailler avec les différents services de l'entité et de l'université

Compétences comportementales (soft skills) :

* Développer un sens du relationnel et de la communication.
* Favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation.
* Faire preuve d'organisation et de rigueur.
* Démontrer du dynamisme et de la réactivité.
* Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
* Représenter les valeurs de l'entité

Ce que nous proposons :

* Type de contrat : CDI
* Rémunération : Entre 2000 et 2092 euros mensuel brut (sur 13 mois)
* Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l'employeur à hauteur de 60%)
* Mutuelle/Prévoyance
* Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75%
* Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d'avoir les conditions d'ancienneté au moment de la distribution.)
* Evénements fédérateurs