Assistant de Direction - Commune de Dzaoudzi-Labattoir H/F Communes
- Dzaoudzi - 976
- Fonctionnaire
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l'Assistant(e) de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique du secrétariat de la Direction générale. Il/elle organise le fonctionnement quotidien du secrétariat général (agenda du DGS, courriers et parapheurs, réunions de direction, circulation de l'information), coordonne les moyens généraux et la gestion des archives de la collectivité, et assure l'encadrement hiérarchique des assistants archivistes et des coursiers. Il/elle travaille en étroite coordination avec la Chargée des assemblées afin de garantir la continuité du secrétariat général.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction générale et orienter les sollicitations internes et externes
- Gérer l'agenda du DGS, organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements, et coordonner les échéances administratives avec les services
- Préparer et assurer le suivi administratif des réunions de direction (CODIR, réunions techniques, séminaires) : dossiers, comptes rendus, relevés de décisions
- Réceptionner, traiter et suivre les courriers, courriels, parapheurs et documents administratifs de la Direction générale
- Assurer la gestion des moyens généraux de la Direction générale (fournitures, matériel, téléphonie, reprographie) et organiser les déplacements professionnels du DGS
- Organiser et superviser la gestion des archives administratives de la collectivité (tri, classement, conservation, versement)
- Garder des assistants archivistes et des coursiers : organisation du travail, contrôle de la qualité, entretiens professionnels
- Assurer le suivi administratif et budgétaire du fonctionnement de la Direction générale (commandes, factures, tableaux de bord)
- Participer à l'organisation logistique des événements institutionnels et des échéances électorales
- Assurer la continuité du secrétariat général avec la Chargée des assemblées, notamment sur les dossiers liés aux instances municipales
Le profil recherché
- Expérience confirmée en secrétariat de direction au sein d'une collectivité territoriale ou d'une organisation similaire
- Maîtrise des techniques de secrétariat de direction, de gestion des agendas, des courriers, des parapheurs et des dossiers administratifs
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des circuits administratifs et des procédures relatives aux assemblées municipales
- Maîtrise de la rédaction administrative, de la prise de notes et de l'élaboration de comptes rendus et tableaux de suivi
- Connaissance des procédures budgétaires et comptables et des règles de gestion des archives publiques
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative
- Aptitude à encadrer une équipe, répartir les tâches et accompagner les agents
- Capacité à gérer les priorités, anticiper les échéances et traiter plusieurs dossiers simultanément
- Réactivité, disponibilité et capacité d'adaptation face aux urgences et aux nécessités du service
- Rigueur, discrétion professionnelle, sens des responsabilités et qualités relationnelles
Publiée le 22/10/2026 - Réf : O976261020000253
