Assistant de Gestion H/F Infotel

• Objectif

Rattaché(e) au Directeur d'Agence, l'Assistant(e) d'Agence est l'interface entre le siège, les équipes commerciales, les consultants, les sous-traitants et les clients. Véritable relais administratif de l'agence, il/elle assure le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales et opérationnelles, tout en contribuant à la qualité de service apportée aux collaborateurs et aux clients

• Principales activités

1. Gestion administrative clients et sous-traitance

• Création et suivi des projets dans les outils internes.
• Intégration administrative des consultants et mise à jour des informations contractuelles (tarifs, dates, périmètre de prestation, avenants, etc.).
• Suivi administratif des prestations en collaboration avec les équipes commerciales.
• Collecte et contrôle des Comptes Rendus d'Activité (CRA) ainsi que des éléments nécessaires à la facturation.
• Préparation, contrôle, édition et envoi des factures clients dans le respect des processus internes et des exigences spécifiques de chaque client.
• Gestion des différents modes de facturation ainsi que des plateformes et portails clients.
• Contrôle et suivi des états de gestion (activité, encours, marge, historique des prestations, etc.).
• Suivi du recouvrement : relance des factures échues, traitement des litiges et identification des blocages de paiement.
• Suivi des échéances contractuelles : démarrages et fins de mission, renouvellements, évolutions tarifaires et avenants.
• Collecte, contrôle et suivi des documents administratifs des sous-traitants et vérification de leur conformité.
• Suivi administratif des prestations réalisées par les sous-traitants.
• Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs et sous-traitants en cohérence avec les prestations réalisées et les éléments contractuels.
• Contrôle et refacturation des frais de déplacement.

2. Gestion administrative RH des collaborateurs

• Gestion administrative des absences (congés payés, RTT, arrêts de travail, etc.).
• Rédaction et suivi des avenants de télétravail.
• Création et mise à jour des accès des nouveaux collaborateurs dans les différents outils internes.
• Organisation et suivi des visites médicales.
• Collecte et contrôle des notes de frais.
• Saisie et suivi des primes, astreintes et interventions exceptionnelles.
• Gestion administrative des déclarations d'accident du travail et de trajet.
• Organisation et réservation des déplacements professionnels.

3. Gestion de la vie de l'agence

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gestion des fournitures et consommables de l'agence.
• Suivi des prestataires et fournisseurs intervenant dans les locaux.
• Contrôle, validation et suivi des factures fournisseurs de l'agence avant mise en paiement.
• Gestion et suivi du parc informatique et du matériel de l'agence.
• Prise en compte et traitement des demandes des collaborateurs.
• Gestion et attribution des badges, accès et habilitations nécessaires.
• Participation à la bonne organisation et au bon fonctionnement quotidien de l'agence.