Assistant Administratif Polyvalent - Mairie de les Noes Pres Troyes H/F Communes

Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'agent polyvalent(e) exerce des missions administratives et comptables, parmi lesquelles :
- le secrétariat et l'assistance administrative du Maire et de la DGS ;
- la préparation et le suivi du conseil municipal et des commissions ;
- le suivi administratif des dossiers confiés ;
- la gestion des archives communales ;
- la gestion comptable.

MISSIONS PRINCIPALES
1.1 Secrétariat et assistance administrative du Maire et de la DGS
- gérer l'agenda du Maire et le calendrier des réunions municipales ;
- gérer et suivre des courriers et courriels adressés par les administrés, partenaires institutionnels, associations (...) sous l'autorité du Maire et de la DGS ;
- préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et suivre les échéances.

1.2 Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions
- recenser auprès des différents services les dossiers devant être inscrits à l'ordre du jour et suivre les échéances de transmission ;
- préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté ;
- assurer l'organisation matérielle des séances ;
- assurer le suivi administratif des délibérations dont la tenue des registres ;
- apporter un appui administratif à l'ensemble des commissions municipales : convocations, dossiers de séance...

1.3 Suivi administratif des dossiers
- Tenue du registre des arrêtés (suivi minimum tous les 3 mois) ;
- assurer, à la demande du Maire ou de la DGS, le suivi administratif des dossiers ;
- apporter un soutien dans la préparation et/ou le suivi des demandes de subventions en lien avec la DGS ;
- constituer et mettre à jour les dossiers confiés, collecter les informations utiles auprès des services.

1.4 Gestion des archives communales
- assurer le versement annuel des archives ;
- mettre à jour l'inventaire ;
- assurer le suivi des archives temporaires ;
- préparer les bordereaux d'élimination et en assurer le suivi.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Gestion comptable
- recueillir et traiter les demandes de fournitures des écoles et assurer le suivi des commandes ;
- valider les demandes d'achat, notifier les devis aux fournisseurs ;
- assurer l'engagement comptable des dépenses et des recettes ;
- contrôler la conformité des pièces justificatives avant émission de titres ou de mandats ;
- préparer et titrer les recettes, y compris compte d'attente (P503) ;
- préparer et mandater les dépenses, y compris liste des dépenses à régulariser ;
- tenir et mettre à jour les régies d'avances et/ou de recettes avec reconstitution des régies d'avances ;
- rédiger les certificats administratifs ;
- préparer les dossiers de demandes de subventions aux associations ;
- assurer la gestion et le suivi des tableaux de consommation et bilans financiers.