Assistant de Gestion Administrative et Évènementielle H/F Pulsar Events

CDD de remplacement du 18 janvier 2027 au 30 avril 2027

Lieu : Télétravail - Présence physique obligatoire en début de contrat (formation) et de façon ponctuelle en fonction des besoins à L'Isle-sur-la-Sorgue (84800)
- Présence physique obligatoire sur un congrès du lundi 15 au samedi 20 mars 2027 à Monaco (frais de déplacement et d'hébergement pris en charge par l'entreprise)

Temps de travail : 35h/semaine travail en journée, du lundi au vendredi (9h-17h avec 1h de pause déjeuner)
Rémunération : de 1885 € à 2025 € brut par mois, selon profil et expérience

Intégration : Pour vous accompagner au mieux, une période de passation et de formation en binôme est prévue à votre arrivée

Pulsar Events est une agence spécialisée dans l'organisation de congrès scientifiques et médicaux. Notre structure accompagne les laboratoires de recherche et les sociétés savantes dans la mise en place d'évènements d'envergure nationale ou internationale.

Au sein de l'équipe, la personne assure principalement la gestion administrative des inscriptions aux événements. Elle contribue également au suivi logistique, à l'accueil sur place et à l'adaptation de supports visuels, en appui aux responsables de projet.

* Mission principale :

Gestion des inscriptions :
- Gestion des secrétariats : Gestion quotidienne et réactive des boîtes mails spécifiques à chaque congrès (aucune gestion de standard téléphonique)
- Gestion des inscriptions via une plateforme spécialisée Key4events : Facturation (émission des devis, factures et avoirs), validation des inscriptions, suivi des règlements et relance des impayés
- Gestion administrative des sponsors : Facturation, validation des inscriptions, collecte des éléments de communication (logos, encarts publicitaires, etc.)
- Gestion des invités : Prise de contact par mail, gestion et suivi de leurs réservations hôtelières
- Préparation des documents pour l'accueil du congrès : préparation des listes d'émargement, badges, et petite signalétique

Missions complémentaires :

*Communication :
- Campagnes d'emailing : Création et envoi des newsletters via les logiciels de l'agence
- Mise à jour des documents : Actualisation des visuels et documents existants (programmes, dossiers de sponsoring, badges, etc.) sur Word, Canva et InDesign

*Suivi d'activité & financier :
- Reporting financier : Réalisation de points mensuels sur l'évolution des inscriptions, du sponsoring et des paiements via Excel
- Bilans : Rédaction des bilans chiffrés et analytiques à la clôture de chaque évènement.

* Logistique & Présence lors des évènements :
- Assistance logistique : Suivi logistique avec le responsable de projet avant et pendant le congrès, diffusion du guide exposant et du plan d'exposition et suivi des livraisons
- Accueil des participants : Remise des badges et goodies
- Bureau des inscriptions : Gestion des inscriptions sur place (ventes de dernière minute et impayés)

* Expérience & Compétences :
- Outils informatiques : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel indispensable pour le suivi des tableaux de bord). La connaissance de la Suite Adobe (InDesign) et d'outils d'emailing est un plus. Maîtrise du second degré indispensable.
- Aisance rédactionnelle : Excellente maîtrise de la langue française à l'écrit et à l'oral (orthographe et syntaxe irréprochables pour la rédaction des bilans et des mails).
- Langue : Bon niveau d'anglais écrit indispensable.

- Poste en télétravail : Une première expérience réussie en travail à distance est fortement souhaitée (autonomie, gestion du temps, capacité à rendre compte de manière claire et synthétique de l'avancement des tâches réalisées).

- Expérience souhaitée : Minimum 2 ans d'expérience sur un poste de secrétaire administrative ou d'assistante de gestion, idéalement acquise dans le secteur du congrès.