Assistant Administratif des Affaires Générales - Mairie d'Etiolles H/F Communes
- Étiolles - 91
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'agent apporte une aide en lien permanent avec le Maire, les Elus et la Directrice Générale des services, contribue à leur organisation, la gestion, la communication, l'information, l'accueil et le suivi des dossiers.
Missions principales :
Organisation de la vie professionnelle du Maire, des Elus et de la Directrice Générale des Services :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre, de l'élu ou de la Directrice Générale
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu ou des agents de la direction
- Veiller à organiser un planning des présences / absences des élus
- Assurer le suivi du planning des astreintes des élus
Organisation de la logistique :
- Assurer l'activité logistique de la direction (commande de fournitures, matériels, création des bons de commandes, demande de devis,...)
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer le suivi des demandes des administrés et les rendez-vous des permanences du Maire
Accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire, des Elus et de la Directrice générale des Services :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Préparer les réunions
- Communiquer les ordres du jour
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Assister la Directrice Générale des Services sur la préparation des conseils municipaux
- Assurer les envois des actes et le contrôle de légalité
Le profil recherché
Savoir-faire :
- Techniques de secrétariat
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Application des procédures administratives
- Techniques de communication écrite et orale
- Techniques d'organisation de ses activités et de gestion de son temps
- Techniques de recherches documentaires
- Techniques d'archivage et de classement
- Outils de planification (planning, tableaux de bord et/ou de suivi, indicateurs,..)
Savoir-être :
- Être rigoureux et méthodique
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- S'adapter (nouveautés, changements, contraintes de délai, outils...)
- Faire preuve de réactivité
- Identifier l'urgence de la demande
- Travailler en équipe et en transversalité
- Avoir le sens du contact
Publiée le 14/10/2026 - Réf : O091261012001055
