Secrétaire Polyvalent H/F Ent.Clave
- Mont - 64
- CDI
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
Détail du poste
Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent(e)
Service : Administration - Direction
Rattachement hiérarchique : Direction de l'entreprise
Lieu de travail : Siège de l'entreprise, Mont (64) - bassin de Lacq
Type de contrat : Contrat à temps partiel, 64 heures par mois, évolutif
Horaires : 8 h - 12 h, les lundis, mardis, jeudis et vendredis
Rémunération : 12,31 € brut de l'heure
Relations internes : Direction, chefs d'équipe, élagueurs-grimpeurs, ouvriers paysagistes
Relations externes : Clients particuliers, collectivités, entreprises, fournisseurs, organismes administratifs
Finalité du poste : Assurer la gestion administrative, commerciale et comptable courante de l'entreprise, afin de permettre à la direction et aux équipes de terrain de se consacrer pleinement aux chantiers.
Missions et activités principales
1. Accueil et relation clientèle
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la clientèle, des partenaires et des fournisseurs.
- Recevoir, qualifier et transmettre les demandes d'intervention (élagage, abattage, entretien, fauchage, diagnostic).
- Renseigner les clients sur les prestations de l'entreprise et le suivi de leur dossier.
- Gérer la boîte de messagerie, le courrier entrant et sortant, et assurer le classement.
2. Gestion commerciale et suivi des chantiers
- Établir les devis à partir des éléments transmis par la direction et en assurer la relance.
- Préparer les dossiers de réponse aux consultations et marchés publics (pièces administratives, mémoires techniques, attestations).
- Tenir à jour le planning des interventions en lien avec la direction et les chefs d'équipe.
- Préparer les démarches préalables aux chantiers : demandes d'arrêtés de circulation, déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT-DICT), informations aux riverains.
- Mettre en forme les rapports de diagnostic arboricole et les documents techniques remis aux clients.
3. Gestion administrative et comptable courante
- Émettre les factures, suivre les règlements et relancer les impayés.
- Enregistrer les factures fournisseurs et préparer les éléments destinés au cabinet comptable.
- Assurer le suivi administratif du personnel : suivi des absences, des visites médicales et des formations (habilitations, CACES, travail en hauteur, sauveteur secouriste du travail).
- Suivre les contrats et échéances : assurances, entretien et contrôles réglementaires du parc de véhicules et de matériel (nacelles, broyeurs, épareuses).
4. Communication et organisation interne
- Assurer la circulation de l'information entre la direction, le bureau et les équipes de terrain.
- Participer à la mise à jour des supports de communication de l'entreprise (site internet, réseaux sociaux, plaquettes).
- Contribuer au suivi des documents qualité et sécurité, dont le document unique d'évaluation des risques professionnels.
Compétences et profil recherché
Formation et expérience
- Formation de niveau baccalauréat à BTS en secrétariat, assistanat de gestion ou comptabilité, ou expérience équivalente.
- Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement en PME du bâtiment, des travaux publics ou du paysage, est un atout.
- Une connaissance des marchés publics et du monde des collectivités serait appréciée.
Le profil recherché
Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Classer des documents,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives
Langues: Anglais souhaité,Espagnol souhaité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 13/10/2026 - Réf : 215DFSZ
