Assistant de Gestion - Service Administratif - Caisse des Ecoles de Saint Paul H/F Etablissements publics locaux
- Saint-Paul - 974
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Activités principales
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivé : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
- Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux
factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Gestion et conduite de projets
- Déploiement d'une plateforme d'échange collaborative entre les écoles et la direction de d'éducation
- Projets transversaux
- Projets culturels, sportifs, environnementaux
Activités spécifiques
- Gestion et suivi des commandes des écoles
- Élaboration des plannings des livraisons de commande
- Mise en place et suivi d'outils de suivi type tableaux de bords
- Commande publique
- Commandes des écoles / caisse des écoles
- Commande de rentrée des écoles
- Projet des écoles
- Classes de découvertes
- Gestion administrative
- Rédaction de compte-rendu
- Participation à des réunions de travail avec les membres de la communauté éducative
- Rédaction de courriers
- Veille juridique
- Gestion de site
- Gestion planning de réservation des salles de formation, et de réunion
- Contrôle des entrées et sorties du site
- supervision nettoyage et entretien du site
Le profil recherché
Savoir
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, libre office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
Savoir-faire
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
Savoir être
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Publiée le 10/10/2026 - Réf : O974261001000248
