Responsable Cellule Administrative - Region Ile de la Reunion H/F Conseils régionaux

Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité de la Responsable du Responsable Service Administratif, Marchés et Exécution
Budgétaire au sein de la Direction de Bâtiments et du Patrimoine. Il sera en charge d'exécuter des missions dans l'intérêt du service.

1) Animation et management des assistant(e)s sous sa responsabilité :
- Organiser et planifier les missions des agents en tenant compte des dossiers prioritaires et des urgences, assurer la
continuité des missions (planning de congés, gestion des intérims), gérer les situations conflictuelles ;
- Veiller à une bonne coordination avec le secteur marchés et comptabilité du service SAMEB ;
- Assurer le suivi RH des agents (promotions et avancement, entretiens professionnels, piloter et planifier les
remplacements/recrutements : rédaction des fiches de postes, participation aux entretiens, rédaction des comptes-rendus
d'entretiens, etc.) ;
- Accompagner les agents dans leur développement de compétences afin de les rendre autonomes dans toutes leurs tâches
(plan de formation interne et externe à établir) ;
2)Supervision et coordination des missions attribuées au secteur administratif :
- Assurer le suivi et la gestion administrative de la direction au travers de tableaux de bord et au sein des logiciels (GECO,
Webdelib), suivi des courriers entrants et sortants, suivi des rapports pour les différentes commissions (sectorielles,
permanente, appels d'offre), suivi des ordres de services et de leur notification, suivi des notes d'arbitrage, des notes de
service ;
- Instruire les demandes d'acceptation et de modification des sous-traitants (analyse, suivi, notification), en lien avec les autres
secteurs du service et de la direction;
- Assurer la gestion documentaire (classement, numérisation, mise à jour des dossiers ASTRE et GED) ;
- Coordonner et participer à l'archivage réglementaire des dossiers (numérique et physique) avec le service des archives
- Être le garant du bon archivage des dossiers sur les serveurs, des compte-rendu ;
- Participer à la tenue des agendas de réunion et contribuer à l'élaboration des comptes-rendus ;
- Participer à la préparation des instances ;
- Centraliser et diffuser les informations administratives au sein de la DBP puis entre les directions internes (DEVL, DAJCP,
DCS...) et les partenaires externes (MOE, entreprises, Communes...).