Secrétaire H/F Association Departementale Admr 61 Forma

Dans le cadre de son activité, l'association ADMR d'Alençon recherche un(e) secrétaire en CDD à temps complet, à pourvoir dès que possible.

Votre rôle ?

Au sein de l'association, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure en assurant l'accueil, le secrétariat administratif et le suivi des interventions à domicile.

Vous travaillez en lien avec les intervenants à domicile, les bénéficiaires, les bénévoles et les différents interlocuteurs de l'association. Votre organisation et votre réactivité contribuent à assurer la continuité et la qualité du service rendu aux personnes accompagnées.

Vos principales missions :

o Accueil et secrétariat

- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Rédiger les courriers, documents et différents supports administratifs.
- Réaliser les travaux de secrétariat courant : frappe, mise en forme de documents, tableaux et utilisation des outils bureautiques.
- Assurer le classement, les copies et l'archivage des documents.
- Assurer les missions de secrétariat nécessaires aux bénévoles de l'association.

o Gestion des plannings et des interventions

- Assurer la gestion et le suivi des plannings d'intervention.
- Programmer et annuler les interventions en fonction des besoins.
- Assurer le suivi des hospitalisations et des situations nécessitant une adaptation des interventions.
- Organiser les remplacements en cas d'absence et répondre aux situations urgentes.
- Assurer le suivi des informations nécessaires à la continuité des interventions à domicile.
- Éditer et diffuser les plannings des salariés et des clients.

o Suivi administratif des salariés

- Participer à la préparation des éléments nécessaires à la paie.
- Assurer le suivi des convocations et des échanges avec la médecine du travail.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des salariés.
- Participer au suivi des recrutements et des candidatures, notamment par l'envoi des réponses aux candidats et stagiaires.

o Gestion administrative et comptable

- Effectuer des opérations administratives et comptables simples : enregistrement des chèques, suivi de la caisse, etc.
- Assurer les relances auprès des mutuelles.
- Participer au suivi administratif courant de l'association.

o Continuité du secrétariat

- Assurer, en cas de besoin, la continuité des activités du secrétariat en remplacement de la seconde secrétaire.

Le profil que nous recherchons :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

- Sens de l'organisation et des priorités.
- Rigueur et réactivité.
- Aisance relationnelle et qualité d'écoute.
- Capacité à gérer les situations urgentes et le stress.
- Capacité d'adaptation et esprit d'équipe.
- Maîtrise des outils bureautiques.

Une première expérience en secrétariat est appréciée.