Responsable Gestion Administrative H/F Studio A. Mainardi

Dans le cadre de son développement, le Studio recherche une Responsable Administrative, véritable bras droit des deux dirigeants, pour piloter l'organisation administrative de l'agence et des autres sociétés du groupe, et encadrer une équipe de deux assistantes.

VOTRE MISSION

Rattachée directement aux 2 dirigeants, vous êtes au coeur de l'organisation et garantissez la bonne compréhension, transmission et exécution de leurs directives.

Vous devez être capable de comprendre rapidement les attentes de la Direction, d'en identifier les priorités, de les traduire en actions concrètes auprès de votre équipe mais aussi des autres collaborateurs de l'agence et d'en assurer le suivi jusqu'à leur parfaite réalisation.

Vous encadrez et organisez le travail des deux assistantes, répartissez les missions, faites appliquer les règles et veillez à la qualité et à la fiabilité du fonctionnement administratif.

Votre rôle est transversal et couvre STUDIO A. MAINARDI ainsi que les autres sociétés du groupe.

Il s'agit d'un poste aux missions très variées avec un rythme soutenu. Vous évoluerez dans un environnement exigeant et très formateur.

Vos principales responsabilités

• Management de l'équipe administrative : organisation, répartition des tâches, suivi, contrôle et accompagnement des deux assistantes.
• Interface avec la Direction : compréhension et retranscription des directives, suivi des actions, anticipation des besoins et reporting.
• Gestion administrative du groupe : organisation, priorisation et suivi des dossiers administratifs et opérationnels.
• Banque et assurances : suivi des relevés bancaires, pointage, échanges avec les banques et gestion des éléments administratifs liés aux assurances.
• Clients : préparation des offres en français, italien et anglais, facturation et suivi administratif.
• Formation et documentation : suivi des formations avec l'OPCO EP, archivage et gestion documentaire.
• Accueil : accueil téléphonique et physique.
• Interfaces externes : cabinet comptable, banques, assureur, fournisseurs, prestataires, organismes, syndic, clients et administrations.
• Gestion de la réunion hebdomadaire des équipes

Pilotage, vérification et reporting à la direction en cas de besoin, des missions réalisées par les assistantes :

• Comptabilité et facturation : suivi des factures fournisseurs, freelances, consultants, clients, notes de frais et organismes ; émission des factures clients et suivi des tableaux de bord.
• Gestion administrative des collaborateurs, CV, contrats et variables de paie.
• Achats et logistique : commandes, fournitures, déplacements, hôtels, coursiers et envois.
• Parc informatique : coordination avec le prestataire informatique, matériel, interventions et suivi des logiciels (AutoCAD, Adobe, Microsoft).
• Support aux projets : suivi et classement des devis, traductions, préparation de PV de réception et demandes d'impression.