Stage Ingénieur Si Finance - Digitalisation et Optimisation du Procure-To-Pay Sous Ifs H/F Amplitude

CONTEXTE & ENJEUX

Amplitude utilise IFS comme ERP et souhaite poursuivre l'amélioration et l'appropriation de ses processus Finance. Le Procure-to-Pay (P2P) est un processus particulièrement structurant puisqu'il relie le besoin d'achat jusqu'au paiement du fournisseur. Ce sujet prend une importance supplémentaire avec les travaux autour de la facturation électronique.

MISSION

Rattaché(e) à la DSI et travaillant avec les équipes Finance et les utilisateurs d'IFS, le/la stagiaire contribuera à analyser, documenter, simplifier et améliorer le processus Procure-to-Pay. Il ne s'agit pas de faire du développement IFS, mais de se positionner comme Business Analyst / AMOA SI Finance junior.

PÉRIMÈTRE

Expression du besoin Demande d'achat Commande fournisseur Réception Facture fournisseur Contrôle / rapprochement Validation Comptabilisation Paiement Reporting

OBJECTIFS

Comprendre et documenter

• Comprendre le fonctionnement réel du P2P
• Documenter les processus existants
• Comparer processus théorique et usages réels
• Identifier irritants, opérations manuelles et ressaisies
• Analyser les workflows de validation

Améliorer et accompagner

• Contribuer à améliorer l'utilisation d'IFS
• Proposer des automatisations ou simplifications
• Accompagner la Finance dans l'adoption des processus cibles
• Contribuer à fiabiliser les données correspondantes

TRAVAUX CONFIÉS

Chantier

Contenu et finalité

1. Diagnostic du P2P

Interviewer, avec le chef de projet Finance, les Achats, la Finance, la Comptabilité, les managers / valideurs, les utilisateurs opérationnels et l'équipe IT.

Processus théorique Processus réellement pratiqué

2. Cartographie des processus

Documenter le P2P en BPMN ou logigrammes, en décrivant pour chaque étape (besoin, commande, réception, facture, paiement) ses caractéristiques. Trame à compléter avec le fonctionnement réel observé.

Étape Acteur Dans IFS ? Donnée Contrôle Irritant

3. Analyse des irritants

Doubles saisies, données manquantes, erreurs récurrentes, processus hors ERP, fichiers Excel parallèles, circuits de validation complexes, problèmes de compréhension, contrôles manuels, possibilités d'automatisation.

4. Factures fournisseurs et rapprochement

Étudier les règles métier facilitant le rapprochement et le traitement des exceptions, en perspective avec les travaux de facturation électronique.

PO Réception Facture

5. Accompagnement des équipes Finance

Documentation utilisateur, modes opératoires, supports de formation, ateliers, FAQ, recueil et qualification des demandes d'évolution - pour ne pas seulement corriger l'outil, mais rendre les processus plus lisibles et homogènes.

6. Pilotage du processus

Proposer avec la Finance quelques KPI (délais de traitement et de validation, volume d'exceptions, factures bloquées et causes, commandes non réceptionnées, qualité des données fournisseurs) - définition précise à valider avec la Finance.

LIVRABLES ATTENDUS

1 Cartographie As-Is du Procure-to-Pay

2 Analyse des irritants et causes racines

3 Cartographie cible To-Be

4 Backlog d'améliorations IFS

5 Matrice Impact / Effort des évolutions

6 Documentation des processus

7 Kit utilisateurs / supports de formation

8 Proposition de KPI P2P

9 Roadmap d'amélioration P2P