Assistant Administratif et Logistique H/F Aktéap
- Caluire-et-Cuire - 69
- CDI
- Télétravail partiel
- Bac +2
- Enseignement • Formation
- Exp. 1 an
Les missions du poste
Sous la responsabilité du Coordinateur moyens généraux et organisation interne, vous aurez pour missions principales :
Gestion administrative
- Saisir, actualiser et vérifier des informations dans des logiciels métiers ou des bases de données.
- Effectuer les relances (mail et téléphoniques) nécessaires auprès de nos établissements partenaires afin de garantir le respect des échéances et la complétude des informations attendues.
- Réaliser des tâches de secrétariat courant et participer à la gestion administrative de dossiers ponctuels.
- Garantir la fiabilité et la qualité des données en réalisant des contrôles réguliers et en signalant les éventuelles anomalies.
Accueil téléphonique et renseignement
- Gérer les demandes d'informations entrantes par téléphone et mail.
- Assurer un premier niveau de réponse de qualité et partager les informations nécessaires en interne.
- Gérer le courrier.
Gestion des moyens généraux
- Effectuer les achats courants, le suivi des commandes et la gestion des stocks (fournitures de bureau, consommables, petit matériel, etc.), afin de garantir le bon fonctionnement des services.
- Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires aux collaborateurs, tout en optimisant les niveaux de stock et les réapprovisionnements.
- Participer à diverses activités de gestion courante des bureaux
Appui à l'organisation logistique d'événements, réunions ou formations
- Assurer la préparation des espaces, installation du petit mobilier et du matériel, vérification des équipements nécessaires, signalétique.
- Participer à l'accueil et l'orientation des participants, ainsi qu'au bon déroulement des manifestations (support technique, accueil des prestataires de restauration, réassort des espaces...).
- Assurer le rangement et la remise en état des locaux à l'issue des événements.
Le profil recherché
- Formation de niveau Bac +2 : BTS en assistanat, gestion administrative
- Bonne maîtrise des outils bureautiques du Pack Office Microsoft 365 dont les outils collaboratifs et capacité à intégrer l'usage de logiciels et plateformes numériques
- Sens de l'organisation, rigueur, polyvalence, capacités relationnelles, esprit d'équipe
- Une première expérience sur une fonction support, administrative ou organisationnelle
L'école
Aktéap est un Centre de Formation « hors murs », qui fédère, coordonne et mutualise l'activité d'apprentissage de plus de 80 établissements (UFA) de l'enseignement privé à but non lucratif sous contrat, de la région Auvergne Rhône-Alpes.
Plus de 4 500 apprentis sont formés chaque année, dans les établissements adhérents, du niveau 3 à 7 dans des secteurs d'activité variés.
Nous développons également une activité de Formation Professionnelle Continue en réponse aux besoins des collaborateurs des établissements et pour soutenir leurs projets de développement (formations courtes, diplômantes, certifiantes VAE ...)
Dans notre mission d'accompagnement des UFA, nous soutenons une approche humaniste de la réussite et de l'insertion des jeunes en tant que professionnels et citoyens responsables.
Vous rejoignez une équipe jeune et dynamique dans une organisation à taille humaine d'une vingtaine de collaborateurs et porteuse de nombreux projets.
Publiée le 05/10/2026 - Réf : 4378132/30472773 AAEL/69C
