Secrétaire Administratif - Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles Daji - Ut2j H/F Service Public
- Toulouse - 31
- CDD
- Télétravail partiel
- BEP, CAP
- Service public d'état
Les missions du poste
Mission 1 : Assistance technique et logistique pour les élections
- Logistique et administration
- Gérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels, fournitures et prestations (enregistrements, restauration, etc.).
- Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.
- Réceptionner les candidatures, tenir les bureaux de vote et organiser les opérations de dépouillement.
- Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.
- Participer à l'alimentation et à la mise à jour des bases de données électorales (ENT, tableaux, présentations).
- Participer à l'archivage de la documentation électorale.
- Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.
- Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.
- Aspects financiers
- Gérer et suivre les commandes de matériel, fournitures et prestations.
Mission 2 : Tâches administratives liées à l'activité du pôle
- Organisation des instances (environ 20 séances de conseils centraux par an)
- Apporter un soutien administratif aux séances : mise en forme des documents d'appui, des supports de présentation et du recueil des délibérations.
- Préparer les réunions : identification des procurations, des modalités de vote particulières et des contraintes.
- Mettre en place les espaces, gérer les émargements et les procurations, et dénombrer les votes.
- Accueillir les membres, invités/es et rapporteurs/es, et assister aux séances.
- Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.
- Soutien à la responsable du pôle
- Assurer le secrétariat des sections disciplinaires (rédaction des PV d'audition).
- Assurer le secrétariat des réunions.
- Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.
Vous participerez au strict respect des délais réglementaires (publication des actes, des listes électorales, des candidatures, etc.).
Le profil recherché
Savoirs
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
Savoir-faire
- Capacité à vous adapter aux pics d'activité.
- Maîtrise des délais.
- Aisance à dialoguer, qualité rédactionnelle et goût du travail en équipe.
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité et confidentialité.
- Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
- Réactivité.
Diplôme, expérience : CAP/BEP minimum. Les candidatures de débutants/es motivés/es sont les bienvenues.
Poste de catégorie C ouvert uniquement aux agents contractuels.
CDD à temps plein de 8 mois à compter du 08/11/2026.
En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :
- jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
- de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
- de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d'accueil
- de la petite enfance (crèche);
- de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l'université à des tarifs préférentiels ;
- de la protection sociale complémentaire ;
- des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
de la restauration collective subventionnée sur le campus.
Bienvenue chez Service Public
La DAJI sécurise juridiquement l'activité de l'université et assure son organisation institutionnelle. Elle réunit deux pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.
Le pôle Affaires institutionnelles, où vous serez affecté/e, fait fonctionner l'institution au quotidien :
- travaux réglementaires et statutaires ;
- organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ;
- installation des conseils et suivi des mandats ;
- organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.
Le pôle conseille et assiste la gouvernance, les composantes et les services. Vous rejoindrez une équipe de 8 personnes
Infos complémentaires
Publiée le 04/10/2026 - Réf : 2026-2427736
