Agent de Gestion Administrative - Conseil Départemental de Guadeloupe H/F Conseils départementaux
- Basse-Terre - 971
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Dépassement d'horaires possible en fonction des nécessités de service
Détail du poste
Au sein de la Direction Logistique :
Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers, ainsi que toute mission ou activité éventuelle en lien avec les évolutions réglementaires et/ou organisationnelles.
MISSIONS SPÉCIFIQUES
- Secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers arrivée/départ, navette des transmissions de dossiers, gestion des demandes de prêt de véhicules (traitement fiche de prêt et organisation en lien avec le référent pool véhicule du service), tenue et mise à jour des tableaux de demandes d'eau, communication en interne à la demande de la hiérarchie, recherche d'informations dans le cadre du suivi des diverses demandes reçues, suivi des demandes d'interventions adressées à la DGIDD, classement des documents missions/livraison.
- Approche processus : connaître de façon détaillée les activités et missions du service, ses circuits de fonctionnement et de validation. Création de supports mettant en cohérence les besoins des agents et l'offre de fournitures et service de la direction.
- Participation aux différents chantiers : réunion, entretien, mise à jour des informations sur les sites dédiés, préparation des documents de travail.
- Assistance à l'ensemble des agents du service
MISSIONS COLLECTIVES :
Participation à la logistique du service (livraison - inventaire).
Participation/préparation ponctuelle des commandes de petits volumes (stock petit outillage, petits équipements)
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Contacts directs et échanges permanents avec le responsable du service et ses collaborateurs (équipe technique, gestionnaires, agents d'entretien, concierge)
Relations fréquentes avec les autres encadrants et agents de la direction.
Liens ponctuels avec les services (Supports, Bâtiment) de la Collectivité
Interface directe des usagers du service
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Relations ponctuelles avec les partenaires externes de la direction.
SPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau. Horaires réguliers. Ponctualité pour l'ouverture du secrétariat.
Utilise régulièrement les logiciels bureautiques et de gestion.
Dépassement d'horaires possible en fonction des nécessités de service.
Grande disponibilité
Le profil recherché
SAVOIRS
Circuit et procédures administratives et procédures de la direction
Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Expression écrite et orale
Techniques de bureautique, gestion des stocks, indicateurs de suivis
Comptabilité publique, gestion financière, commande publique
SAVOIR FAIRE
Gérer les activités du secrétariat
Organiser le classement et l'archivage de la documentation de la direction
Réaliser des transmissions (physique, téléphonique, mail,...)
Renseigner les tableaux de bord des activités des services de la direction
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, partage DL), et autres logiciels de gestion (Astre)
Décrire, sécuriser et optimiser les procédures
Elaborer des diagnostics et faire des propositions
SAVOIR ÊTRE
Écouter les directives et mettre en oeuvre les consignes de travail
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Prendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentes
Accueillir les agents de la collectivité et les personnes extérieures avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
Publiée le 02/10/2026 - Réf : O971260929001647
