Assistant de Gestion - Mairie de Tarbes H/F Communes
- Tarbes - 65
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Travail occasionnel en soirée, les week-ends et jours fériés
Détail du poste
La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion (F/H), catégorie C, à temps complet, au service Vie Associative (VA).
Sous l'autorité du Chef de service, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous suivez les dossiers administratifs et gérez les dossiers.
Traiter les dossiers du service :
- Saisie et mise en forme de documents
- Création, gestion et actualisation de bases de données
- Échanges réguliers avec les utilisateurs des salles (associations, organismes et particuliers)
- Élaborer et assurer le suivi et la validité des conventions
- Vérifier la validité des assurances
- Élaborer et mettre à jour le planning des structures, suivre le taux d'occupation et la tarification à l'aide des logiciels à disposition et selon la procédure définie par le service VA
- Éditer les titres de recettes et assurer le suivi de la facturation des salles
- Assurer l'archivage des dossiers du service selon la procédure
- Participer aux événements du service (Forum des associations...)
- Assurer le suivi conjoint avec l'ensemble des agents administratifs VA des interventions sur les bâtiments, en lien avec le service Architecture.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
- Orienter, conseiller le public
- Remettre les clés
- Faire l'état des lieux, faire signer les consignes de sécurité
Gérer les accès des bâtiments associatifs
- Gérer les badges d'accès aux bâtiments via un logiciel.
Spécificités du poste :
Travail occasionnel en soirée, les week-ends et jours fériés
Utilisation d'un véhicule de service : permis B obligatoire.
Conditions du poste :
- Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. À défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d'emploi : Adjoints administratifs
- Rémunération afférente au cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux + régime indemnitaire + prime de fin d'année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures
- Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h15
Le profil recherché
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, rédaction de courriers et actes administratifs divers)
- Maîtrise des procédures administratives
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Techniques de classement de documents papier et en version dématérialisé
- Techniques de communication orale et écrite
- Assurer un accueil du public de qualité
- Savoir filtrer les appels et réorienter si nécessaire
- Connaitre les différentes structures associatives municipales
- Connaître le tissu associatif local entrant dans le champ relationnel du service et de la collectivité.
Vos qualités :
- Polyvalence, adaptabilité
- Diplomatie, patience et pédagogie
- Réactivité, dynamisme, rigueur et sens de l'organisation
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens des relations humaines
- Sens du service public.
Publiée le 30/09/2026 - Réf : O065260925001089
