Chargé de Scolarité H/F Institut Catholique de Lille

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'une création d'un binôme sur la gestion des premières années de licence.

Votre quotidien en tant que chargé de scolarité : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.

Accompagnement des étudiants

Gérer les absences :

* Assurer le suivi et la gestion des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service de scolarité. Le cas échéant, relancer les enseignants et les intervenants.
* Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.

Assurer les relations étudiantes :

* Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études.
* Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
* Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants.

Gestion des examens

* Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages.
* Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
* Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.

Gestion de la scolarité/programmes

Réaliser la gestion et le reporting via le système ERP Agora :

* Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
* Créer et affecter les enseignants aux cours.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
* Gérer les modifications et évolution des choix.
* Affecter les étudiants à leur filière.
* Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Participer au paramétrage du système ERP.
* Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
* Veiller à saisir correctement les données au sein des systèmes ERP ou à supprimer toutes données erronées.
* Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
* Encoder les notes d'examen.

Assurer la gestion logistique de la scolarité :

* Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles.

Assurer la gestion administrative de la scolarité :

* Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
* Créer les emplois du temps et les saisir dans l'outil dédié

* Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques

Organisation et gestion des situations complexes

* Gérer des flux importants en faisant preuve de rigueur, d'organisation et de réactivité
* Être capable de prioriser, et s'adapter à un environnement dynamique sans routine

Qualités personnelles et compétences complémentaires

* Bonne résistance au stress
* Niveau d'anglais B2

Salaire brut mensuel : 2092 euros bruts mensuels