Assistant Administrative H/F Tout Cérébrolésé Assistance
- Bordeaux - 33
- CDD
- 3 mois
- Bac
- Services aux Personnes • Particuliers
Les missions du poste
Le poste
L'Assistant(e) administrative assure les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du service et contribue à la qualité du suivi des dossiers. Il/Elle assure le traitement, le classement, la mise à jour et la transmission des informations administratives, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité des données.
Missions principales
Gestion administrative courante
- Assurer l'accueil téléphonique et, selon l'organisation du service, l'accueil physique.
- Participer à l'ouverture et à la fermeture des bureaux
- Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et courriels.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, tableaux et documents administratifs.
- Assurer le suivi des demandes administratives et leur transmission aux interlocuteurs concernés.
- Effectuer les saisies et mises à jour dans les outils et logiciels utilisés par l'association.
- Assurer le classement et l'archivage des documents selon les règles définies.
- Veiller à la bonne tenue et à l'actualisation des dossiers administratifs.
Suivi et gestion des dossiers du personnel
- Constituer les dossiers administratifs des salariés et assurer la mise à jour des pièces obligatoires ainsi que le contrôle d'honorabilité
- Réaliser les contrats de travail (CDI, CDD) et les déclarations préalables à l'embauche (DPAE)
- Assurer la mise à jour du Registre Unique du Personnel et du registre des accidents du travail
- Effectuer les recherches et extractions d'informations nécessaires au suivi administratif.
- Signaler les dossiers incomplets ou les éléments nécessitant une intervention.
Appui administratif aux services
- Assurer la mise à jour de tableaux de suivi et bases de données
- Gérer et saisir les feuilles kilométriques et en vérifier la cohérence
- Participer à l'organisation administrative de certaines réunions, formations ou événements.
- Recueillir et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement des services.
Gestion des moyens généraux
- Assurer le suivi et les commandes des fournitures administratives
- Gérer les réservations de salles et de véhicules de service et assurer le suivi des fiches téléphoniques
Appui au service des Ressources Humaines et paie
- Assurer un relais sur la gestion administrative des formations et la saisie des variables de paie
Le profil recherché
Compétences requises
- Maîtriser les outils bureautiques.
- Rédiger des courriers et documents professionnels.
- Organiser et classer des documents.
- Mettre à jour des tableaux de suivi.
- Rechercher et fiabiliser des informations.
- Respecter des procédures et circuits de validation.
- Gérer plusieurs demandes et priorités simultanément.
- Assurer un suivi administratif rigoureux.
Savoir-être
- Organisation et rigueur.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie et réactivité
- Capacité à travailler en équipe.
- Adopter une attitude professionnelle, courtoise et respectueuse dans les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs.
Niveau de qualification et expérience
Formation : Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif/secrétariat appréciée.
Expérience : Une expérience sur un poste administratif ou de secrétariat est souhaitée. Une expérience dans le secteur médico-social ou associatif constitue un atout.
Évolution du poste
Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction de l'organisation du service, des besoins de l'association et de l'évolution des outils et procédures internes.
Les avantages
- Participation à la vie associative
- Parcours professionnel : formation, tutorat, possibilité d'évolution
- Planning stable avec repos hebdomadaire fixe
- Contrat temps complet en CDI en journée continue, lieu de travail fixe
- Travail en équipe (réunion hebdomadaire)
- Culture d'entreprise tournée vers la prise d'initiative
- Prime de transport & Indemnité frais kilométrique 0,45€/km
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
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Entretien téléphonique
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Entretien physique
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Journée de découverte
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Validation du recrutement
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Période d'intégration et temps de travail en doublure
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Tout Cérébrolésé Assistance en images
Publiée le 28/09/2026 - Réf : 4362571/30395393 AA/33B
