Secrétaire - Commune d'Aix-En-Provence H/F Communes
- Aix-en-Provence - 13
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Vous assistez l'élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.
* Effectuer des travaux de secrétariat
Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.
* Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier
Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.
* Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.
* Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier
Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.
* Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements
Le profil recherché
Vous possédez idéalement le permis B.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités
Publiée le 27/09/2026 - Réf : O013260924001195
