Executive Assistant H/F Daikin

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) Executive Assistant / Assistant(e) du Président, véritable relais de confiance auprès de la Direction Générale et interlocuteur(trice) privilégié(e) des expatriés japonais et des visiteurs internationaux.

* Descriptif de poste
Rattaché(e) au Président de Daikin France, l'Executive Assistant occupe un rôle central dans l'organisation et le bon fonctionnement des activités de la Direction Générale.
Véritable partenaire de confiance, il/elle assure la gestion quotidienne des activités du Président, accompagne les expatriés japonais tout au long de leur parcours en France et contribue au rayonnement de l'entreprise à travers diverses missions de communication interne et d'organisation.
Ce poste requiert un très haut niveau de confidentialité, de discrétion et de professionnalisme ainsi qu'une parfaite compréhension des environnements interculturels franco-japonais.

* Missions Principales
Les 5 principales missions pour le poste sont les suivantes :

1.Assistance du Président
* Assurer la gestion et le suivi des dossiers confidentiels.
* Préparer les supports, présentations et documents nécessaires aux réunions de direction
* Rédiger, préparer et coordonner les communications internes du Président et de la Direction Générale (messages aux collaborateurs, notes d'information, annonces internes, supports de communication, etc.).
* Coordonner les réunions stratégiques en lien avec l'agenda complexe du Président
* Organiser les déplacements nationaux et internationaux.
* Coordonner les échanges avec les différentes directions internes et interlocuteurs externes
* Contribuer à l'analyse et au suivi de données ou indicateurs nécessaires aux activités de la Direction.

2.Accompagnement des expatriés japonais
* Accompagner les expatriés japonais lors de leur arrivée en France et ce, jusqu'à leur départ.
* Assurer le suivi des démarches administratives : visas, titres de séjour, renouvellements, échange de permis de conduire, télépéage, abonnements divers....
* Accompagner les expatriés et leur famille dans leurs démarches d'installation en France : recherche de logement, signature des baux, états des lieux, souscription des contrats et assurances, ouverture de compte bancaires....
* Faciliter leur intégration au sein de l'entreprise et dans leur environnement local.
* Assurer la liaison avec les organismes institutionnels japonais en France (Ambassade du Japon, Chambre de Commerce Japonaise, associations japonaises)...

3.Accueil et coordination des visiteurs japonais
* Organiser et coordonner les visites des délégations japonaises
* Organiser l'intégralité des séjours des visiteurs japonais (de la préparation logistique à la mise en oeuvre) : hébergement, restauration, transports privés, transferts aéroportuaires et services VIP...
* Assurer l'accueil des visiteurs et organiser leur programme de visite (assurer la traduction et l'interprétation des échanges, coordonner les échanges avec les différents départements de Daikin France, garantir une expérience visiteur conforme aux standards du Groupe...)
* Assurer le suivi administratif et budgétaire des frais liés aux visites et déplacements.

4.Gestion de la politique voyages
* Participer à la définition de la politique voyage de l'entreprise et être garant(e) de sa bonne application (Veiller à l'application des procédures internes et à l'optimisation des coûts de déplacement...)
* Coordonner les réservations de certains déplacements professionnels.
* Assurer la coordination et le suivi de fournisseurs ou partenaires externes dans le cadre de ses missions
* Administrer les outils et plateformes voyages de l'entreprise (agence de voyages, compagnies aériennes, ferroviaires et prestataires mobilité)
* Assurer le suivi des abonnements et profils voyageurs.
* Produire et analyser les reportings et statistiques liés aux déplacements professionnels.
* Contrôler les facturations, notes de frais et consommations des différents prestataires de mobilité.

5. Projets transverses
* Piloter et participer à l'organisation d'événements stratégiques et institutionnels du Groupe, en lien avec la Direction Générale et les différentes parties prenantes internes et externes.
* Participer à des projets stratégiques ou organisationnels confiés par la Direction Générale.
* Réaliser des études, analyses et suivis spécifiques selon les besoins de l'entreprise.
* Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
* Et toute autre tâche en lien avec ces missions qui pourrait être confiée.