Chargé Organisation et Coordination des Sessions d'Examens Delf H/F Service Public

LES MISSIONS
Il a les missions suivantes :
Gestion des inscriptions DELF
Traiter les demandes d'inscription (mail, organismes)
Collecter et vérifier les informations des candidats
Contrôler les pièces d'identité
Établir et envoyer devis, confirmations et modalités de paiement
Suivre les paiements et valider les inscriptions
Enregistrer les candidats dans les logiciels (GAEL, ELAP)
Mettre à jour les tableaux de suivi
Organisation des sessions DELF
Participer à la planification des sessions
Répartir les candidats par site et créneau
Générer et envoyer les convocations
Préparer les documents administratifs (listes, émargements, affichages)
Démarcher les établissements
Vérifier les disponibilités des examinateurs et des correcteurs
Préparation logistique
Préparer les supports d'examen (impression, tri, mise sous scellés)
Organiser le matériel (valises, audio, documents)
Coordonner la mise en place des salles
Suivi des épreuves
Accueillir et orienter les candidats
Vérifier les identités et gérer les émargements
Assurer le support administratif pendant les épreuves
Gérer les incidents en lien avec les équipes (avec le support du responsable de centre d'examen)
Gestion des corrections et résultats
Préparer les documents pour les correcteurs
Trier les copies
Saisir les notes dans GAEL
Contrôler la cohérence des résultats
Participer à l'organisation du jury
Communication
Editer et envoyer les attestations de réussite et de résultats
Répondre aux demandes des candidats et organismes
Gérer les réclamations et demandes de consultation
Editer et envoyer les conventions aux organismes
Transmettre les renseignements des examinateurs et correcteurs au service RH ainsi que les émargements des personnes tierce.
Gestion des diplômes et archivage
Organiser la remise des diplômes
Assurer le suivi des émargements
Archiver les documents selon les durées légales
Organiser la destruction sécurisée
Gestion des anomalies
Identifier et traiter les incidents (fraude, absence, problème technique)
Constituer les dossiers disciplinaires
Rédiger les procès-verbaux
Amélioration continue
Collecter les retours (candidats, examinateurs)
Participer à l'amélioration
Profil requis :
CONNAISSANCES
- Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM
SAVOIRS FAIRE
- Maîtriser les logiciels de la suite Office
SAVOIRS ETRE
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens de la discrétion
- Autonomie
- Prise d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du relationnel
Profil requis :
CONNAISSANCES
- Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM
SAVOIRS FAIRE
- Maîtriser les logiciels
SAVOIRS ETRE
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens de la discrétion
- Autonomie