Chargé d'Administration et de Coordination H/F France Travail
- Saint-Raphaël - 83
- CDD
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 3 ans min.
À noter sur ce job
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Détail du poste
Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'administration et de coordination interne pour un poste clé
dans le bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez en relation directe avec la
Direction et jouerez un rôle central dans la coordination administrative de l'entreprise.
Gestion administrative et organisation interne
- Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise
- Structurer, fiabiliser et remettre à jour les dossiers administratifs existants
- Organiser et coordonner les agendas, réunions, déplacements et échéanciers
- Mettre en place un classement clair et fonctionnel (papier et numérique)
- Préparer les dossiers, comptes rendus et supports nécessaires à la direction
Suivi administratif RH (hors décision)
- Assurer le suivi administratif du personnel : déclaration embauche, absences, congés,
visites médicales, mutuelle
- Mettre à jour les dossiers et fiabiliser les dossiers salariés
- Être l'interlocuteur administratif des organismes externes : France Travail, OPCO,
Médecine du travail.
- Mettre à jour les documents et trames existantes RH (sans rôle décisionnaire)
- Accueillir et renseigner les nouvelles recrues
- Contribuer à la structuration des process RH (onboarding, suivi administratif)
Gestion comptable et financière courante
- Assurer le suivi administratif de la facturation entrante et sortante
- Contrôler les factures fournisseurs et les déposer sur les plateformes dédiées
- Préparer les règlements fournisseurs
- Assurer le suivi des règlements clients et relances administratives
- Mettre à jour les tableaux de suivi financiers
Suivi des prestataires et contrats
- Participer au suivi administratif des contrats et traiter les éventuels litiges
Qualité et amélioration continue
- Mettre à jour les tableaux de bord administratifs, RH, et financiers
- Participer activement aux audits internes et externes
- Identifier les dysfonctionnements organisationnels
- Proposer des améliorations concrètes de process et d'organisation
Communication
- Relayer les informations internes utiles au bon fonctionnement
- Participer à la formalisation de procédures internes
- Gérer les fournitures, le matériel informatique avec le service achats
Profil recherché
- Profil dynamique, autonome, structuré, rigoureux, pragmatique
- Expérience dans le secteur industriel serait un plus
- Capacité à comprendre rapidement les enjeux
- À l'aise dans un environnement peu structuré et dynamique
- Capable de prendre des initiatives sans attendre des consignes détaillées
- À l'aise avec la confidentialité
- Esprit logique, organisé, fiable
Conditions
- CDD évolutif CDI
- 35 heures hebdomadaires du lundi au vendredi (Horaires de travail favorisant un bon
équilibre vie professionnelle/vie personnelle)
- Mutuelle d'entreprise
- Tickets restaurant
Le profil recherché
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Classer des documents,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives
Langues: Anglais souhaité,Français souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 22/09/2026 - Réf : 214BYXX
