Responsable Administratif Polyvalent - Pinet H/F Communes
- Pinet - 34
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
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Détail du poste
L'agent d'accueil et d'administration polyvalente occupe une fonction centrale au sein de la Mairie, à l'interface
entre les administrés, le DGS, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs (Préfecture, notaires,
services de l'État, associations, etc.). Il/elle est en charge de missions variées qui exigent à la fois des compétences en communication, en gestion administrative, en droit public de proximité et en organisation.
Ce poste nécessite une grande polyvalence, une capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément, une
excellente maîtrise des règles administratives et un sens aigu du service public. L'agent assure à la fois l'accueil
physique et téléphonique, la gestion complète de l'état civil, le suivi des élections, le secrétariat courant, la
relation avec les associations, la gestion des dossiers d'urbanisme courants ainsi qu'un appui en ressources
humaines.
À travers l'accueil du public, l'agent est le premier contact entre la commune et ses habitants, et contribue
activement à l'image de proximité, de disponibilité et de qualité de service que la collectivité souhaite offrir.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Directeur Général des Services, les services techniques, le
personnel périscolaire, les élus, et parfois avec les prestataires externes, les services de l'État ou les opérateurs
privés (La Poste, notaires, bureaux d'études...).
Ce poste implique une capacité à s'adapter à un environnement administratif en constante évolution, à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte, et à interagir quotidiennement avec des interlocuteurs variés.
La discrétion, le respect des obligations de confidentialité, la rigueur administrative et la bienveillance dans la
relation avec le public sont essentiels. Il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives du DGS.
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o034260917000753-responsable-administratif-polyvalent?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Le profil recherché
SAVOIR ÊTRE
Sens du service public : disponibilité, écoute active, respect des usagers et des obligations liées à la fonction
(neutralité, confidentialité, égalité de traitement).
Excellent relationnel : capacité à accueillir avec bienveillance, à gérer des situations parfois sensibles ou
conflictuelles avec calme, diplomatie et courtoisie.
Rigueur et fiabilité : précision dans les actes administratifs, respect des procédures, vigilance dans le traitement
des dossiers.
Discrétion professionnelle : respect absolu de la confidentialité des informations traitées (état civil, RH,
demandes sensibles...).
Polyvalence : aptitude à passer d'une tâche à l'autre avec efficacité, à traiter des missions variées sans perdre en
qualité de service.
Autonomie : capacité à gérer son travail de manière organisée tout en rendant compte à la hiérarchie.
Esprit d'équipe : goût du travail collaboratif, sens du collectif, participation active à la bonne coordination avec
les autres services.
Adaptabilité : souplesse face aux imprévus, capacité à faire face à l'urgence, à la diversité des publics et à
l'évolution des outils ou procédures.
Sens de l'organisation : gestion efficace des priorités, planification des tâches, méthode dans le suivi des
dossiers.
Bonne présentation et expression orale claire : reflet de l'image de la collectivité auprès du public.
SAVOIR FAIRE:
Accueillir, informer et orienter les usagers avec clarté et efficacité, tant à l'oral qu'à l'écrit
Traiter les demandes administratives liées à l'état civil, aux élections, au recensement, à l'urbanisme ou à la vie
associative, dans le respect des règles en vigueur
Rédiger des documents administratifs (courriers, actes, attestations...) avec maîtrise de la langue française et des
codes formels
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers spécifiques (état civil, élections,
urbanisme, gestion RH...)
Organiser son travail en fonction des priorités, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les délais
Appliquer les procédures réglementaires en matière d'état civil, élections, gestion funéraire, urbanisme, etc.
Classer, archiver et assurer le suivi administratif des dossiers (papier et numérique)
Maintenir à jour les registres officiels et les fichiers (population, RH, électeurs, salles, etc.)
Faciliter la coordination entre les différents services et partenaires : élus, DGS, service technique, écoles,
associations, Préfecture, notaires...
Préparer les élections (logistique, matériel, listes électorales, lien avec la Préfecture)
Réceptionner, dispatcher et assurer le suivi du courrier entrant et sortant
Publiée le 19/09/2026 - Réf : O034260917000753