Adjoint·e au Responsable Greffe - Cp Caen Ifs H/F Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Les missions:

• Organiser et contrôler les formalités et procédures d'entrée et de sortie des personnes placées sous-main de justice en lien avec les autorités administratives, judiciaires et les autres services de l'établissement: écrou dans le logiciel GENESIS, enregistrement du titre de détention.
• Constituer et/ou mettre à jour les dossiers individuels des personnes placées sous-main de justice et saisie dans le logiciel GENESIS.
  Suivre les effectifs quotidiennement.
• Informer les personnes placées sous-main de justice de l'évolution de leur situation pénale.
• Réceptionner et préparer les actes de recours, d'aménagement de peine, de demande de mise en liberté.
• Traiter le courrier interne des personnes placées sous-main de justice.
• Traiter et suivre les courriers des personnes placées sous-main de justice à la SAS/QSL réceptionnés par mail ou par le biais de la navette.
• Gérer et contrôler les dossiers pénaux conformément au processus de labellisation.
• Préparer les commissions d'application de peines, mettre en oeuvre et en assurer le secrétariat pour la saisie des décisions, leur suivi, préparer les notifications des décisions, classer les pièces au dossier et diffuser les ordonnances aux services concernés.
• Préparer, traiter et suivre les dossiers d'orientation et d'affectation via le logiciel DOT.
  Planifier et suivre les extractions judiciaires et administratives des personnes placées sous-main de justice à l'aide du logiciel ROMEO.
• Consulter et renseigner les applicatifs FIJAIS/FIJAIT.
• Organiser et tenir les registres réglementaires.
• Assurer l'interface avec les autorités judiciaires, administratives, hiérarchiques...
• Gérer le classement et les archives du service.
• Gérer la boîte structurelle.

En collaboration avec le responsable du greffe:

• Planifier, répartir et contrôler les missions des agents
• Élaborer des fiches de procédures, réflexes.
• Assure la continuité du service lors des périodes d'absences
• Accompagner la Direction sur les dossiers sensibles,
• Participer à la réunion de service de l'établissement,
• Participe à la réalisation du rapport d'activité de l'établissement
• Assure l'interface entre les services de la DISP et les différentes juridictions
• Anime des réunions périodiques d'information et de travail avec son équipe
• Conduire les entretiens professionnels annuels et évaluer les agents sous son autorité
• Rédiger des rapports, notes et courrier divers.
• Assurer le suivi le suivi de la SAS/QSL

Transmission des informations :

• Porter à la connaissance de la hiérarchie tout problème rencontré.
  Signalé sans délai tout incident greffe,
• Communiquer avec les services judiciaires.
• Renseigner les fiches de contrôle et de traçabilité. Renseigner les cahier et registres du greffe.
• Signaler sans délai tout incident à l'aide du moyen