Assistant Administratif Gestion du Courrier H/F Ville d'Annecy

Le Département Ressources de la ville d'Annecy, recherche pour son service Vie de l'assemblée un Assistant administratif - gestion du courrier (H/F) à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratif.

Le poste est ouvert aux contractuels dans le cadre d'un renfort temporaire.

Rattaché(e) au responsable du pôle Courrier, vous participez à la gestion et au suivi des différents flux de courriers et de demandes adressés à la Ville. A ce titre, Vous assurez notamment leur réception, leur tri, leur enregistrement et leur orientation vers les directions et services concernés. Vous contribuez ainsi à garantir un traitement fiable, rapide et adapté des sollicitations des usagers.

Vos principales missions :

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment chargé(e) de :

• Ouvrir et trier le courrier afin d'identifier les courriers à enregistrer et ceux qui ne nécessitent pas d'enregistrement ;
• Traiter les courriers recommandés avec accusé de réception ;
• Assurer la gestion de la boîte mail de la Ville et identifier les messages nécessitant un enregistrement ;
• Enregistrer les courriers, courriels, formulaires du site internet de la Ville, fiches d'appel et signalements AGATE dans le logiciel de traitement du courrier MEM Courrier ;
• Procéder à l'affectation des demandes aux directions et services concernés ;
• Identifier les courriers et demandes présentant un caractère urgent, très urgent ou sensible ;
• Gérer les demandes de réaffectation en lien avec le responsable du pôle Courrier ;
• Assurer l'archivage des courriers papier ;
• Accueillir et renseigner les usagers, physiquement et par téléphone, notamment lors du dépôt de courriers ou dans le cadre de demandes de recherche.

Conditions d'exercice :

· Le poste est soumis à des horaires variables, avec une présence obligatoire au plus tard à 8h30, afin d'assurer l'ouverture et le traitement du courrier dès le début de journée.

· Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité

· Lieu du poste : Hôtel de Ville de Seynod.

Intégrer la ville d'Annecy c'est :

- être acteur de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution

- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)

- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)

- disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance

- bénéficier des titres restaurant d'une valeur faciale de 5€ dont 50% pris en charge par la collectivité

La Ville est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.