Assistant de Direction - Commune de Baie-Mahault H/F Communes
- Baie-Mahault - 971
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
- Assurer la bonne organisation et le fonctionnement de la direction en lien direct avec l'ensemble des agents et les autres services
- Encadrer les agents d'accueil
Mission 1 : Assistance organisationnelle et administrative de la direction
Assurer l'organisation administrative de la direction.
Assurer le suivi des projets et des activités du service.
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Élaborer les tableaux de bord et les bilans.
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
Enregistrer, transmettre et organiser les déplacements du cadre.
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du responsable.
Organiser et planifier les réunions.
Gérer le courrier.
Participer à l'élaboration du bilan d'activité.
Mission 2 : Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
Prendre des notes lors des réunions.
Rédiger et dactylographier les courriers, notes, comptes rendus et rapports.
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre.
Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service.
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique
Encadrer les agents d'accueil.
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs du service.
Renseigner les interlocuteurs et adapter sa réponse.
Le profil recherché
Compétences de base :
- Maitriser l'outil informatique de base : Traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messagerie et agenda électronique
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphonique
-Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents
- Gérer un planning
- Organiser des déplacements professionnels
-Rédiger un rapport, compte rendu d'activité
Compétences transversales :
- Organiser méthodiquement son travail
- Savoir travailler en équipe et avoir un bon relationnel
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Transmettre de l'information
Publiée le 18/09/2026 - Réf : O971260916001153
