Assistant de Direction - Conseil Departemental de la Moselle H/F Conseils départementaux

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Directeur des Finances et du Contrôle de Gestion, vous assurez son secrétariat ainsi que celui du son Adjoint. Vous participez à l'organisation pratique de la Direction et à la relecture de tout document émanant de la Direction.

1/ Assister le Directeur des Finances et du Contrôle de Gestion ainsi que son Adjoint :
- saisie et/ou mise en forme de courriers, rapports, notes et documents de présentation en respectant la charte graphique du Département,
- suivi des échéances en tenant compte des priorités,
- préparation, classement et ordonnancement des dossiers,
- accueil téléphonique et physique.

2/ Organiser le secrétariat de direction :
- proposition, mise en place et suivi d'outils de secrétariat,
- diffusion des informations,
- collecte et coordination des retours d'informations,
- tenue des plannings de congés,
- mise à jour de l'organigramme,
- préparation matérielle des réunions,
- suivi des moyens matériels et informatiques,
- coordination entre les secrétariats de la Direction,
- diffusion du courrier,
- suivi des droits d'accès au classement partagé de la Direction.

3/ Contrôler tous les documents émanant de la Direction :
- relecture des rapports CP/RT, notes et tous documents en vérifiant le respect de la charte graphique du Département,
- suivi du circuit des parapheurs.

4/ Autres activités :
- Mise à jour des notes et annexes des étapes budgétaires sur l'intranet (PRISMO)
- Diffusion des informations, organisation de l'arborescence, rédaction des messages
- Assister en tant que de besoin l'administrateur fonctionnel de la Direction

- Résidence administrative du poste : METZ
- Temps de travail : temps complet 39h par semaine (7h50 par jour)