Assistant de Direction Auprès du Directeur Général H/F EPFIF (Etablissement Public Foncier d'Île-de-France)

Vous souhaitez occuper une fonction d'assistanat de haut niveau, au coeur des enjeux d'une Direction Générale, dans un environnement institutionnel exigeant et stimulant ?

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction auprès de notre Directeur général, véritable point d'appui dans l'organisation quotidienne de la Direction Générale et interlocuteur(trice) privilégié(e) de nombreux partenaires internes et externes.

À ce poste central, vous contribuez directement à la fluidité de l'organisation, à la coordination des échanges et au suivi des dossiers stratégiques de la Direction Générale.

🎯 Vos missions

Organiser et optimiser l'activité du Directeur général

• Vous assurez la gestion d'un agenda complexe et évolutif en intégrant les priorités, les contraintes et les échéances de la Direction Générale
• Vous organisez les rendez-vous et déplacements, préparez les dossiers nécessaires aux réunions, anticipez les éventuels arbitrages et assurez la coordination avec les secrétariats des principaux partenaires institutionnels : ministères, préfectures, collectivités territoriales, mairies, etc.

Être l'interface privilégiée de la Direction Générale

• Vous assurez l'accueil et la gestion des sollicitations adressées au Directeur général, en appréciant leur degré d'urgence et de priorité
• Vous facilitez la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes Directions de l'Établissement et assurez également l'interface avec des interlocuteurs externes de haut niveau

Préparer et suivre les instances de gouvernance

• Vous participez activement à l'organisation des réunions du Conseil d'Administration et du Bureau
• À ce titre, vous préparez les ordres du jour, centralisez les documents nécessaires, coordonnez les échanges avec les administrateurs et leurs secrétariats et assurez le suivi administratif des différentes instances
• Vous préparez également les comptes rendus et veillez au suivi de leur composition et des formalités associées

Assurer l'appui administratif de la Direction Générale

• Vous organisez et sécurisez le suivi des courriers, dossiers, parapheurs, signatures et circuits de validation
• Vous préparez, selon les besoins, des courriers, notes, tableaux et documents de synthèse et veillez au respect des différentes échéances administratives et institutionnelles

Contribuer au pilotage de la Direction Générale

• Vous assurez le suivi de dossiers confiés directement par le Directeur général, consolidez les informations provenant des différentes Directions et préparez des tableaux de bord ou états de suivi
• Vous organisez également les réunions mensuelles du Comité de Direction et préparez les comptes rendus ou relevés de décisions