Coordinateur Événementiel H/F Les Maisons du Bonheur

Présentation & Histoire du Domaine

Les Maisons du Bonheur sont une propriété familiale au coeur du vignoble du Beaujolais, où l'art de vivre et la passion du vin se transmettent depuis huit générations.

Le domaine est l'héritage d'une exploitation viticole où les chais et anciennes maisons de vignerons ont progressivement été restaurés et transformés pour devenir des lieux dédiés à l'accueil et à l'événementiel.

Aujourd'hui, Les Maisons du Bonheur accueillent des événements privés (mariages, anniversaires, réunions de famille) ainsi que des événements professionnels (séminaires résidentiels, journées d'étude, soirées d'entreprise) de 12 à 70 personnes. Le domaine propose des séjours intimistes, authentiques et expérientiels.

Le domaine dispose de plusieurs espaces de réception et de réunion, de 28 chambres, d'une table d'hôtes ainsi que d'espaces de convivialité.


Votre rôle

En tant que Coordinateur(rice) événementiel, vous êtes l'interlocuteur privilégié de nos clients, depuis leur première prise de contact jusqu'à la réalisation de leur événement.

Vous accompagnez nos clients particuliers et professionnels, francophones et anglophones, et assurez le suivi commercial, administratif et opérationnel de chaque dossier.

Votre objectif : comprendre les attentes de nos clients, construire avec eux leur événement et en assurer la parfaite coordination afin de leur offrir une expérience fluide et exceptionnelle.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction ainsi qu'avec les différents pôles du domaine : Cuisine, Restauration, Housekeeping et Maintenance.


Avant l'événement : Commercialisation et préparation

-Traiter et qualifier les demandes entrantes provenant de nos différents canaux : distributeurs et partenaires, e-mail et téléphone.
-Identifier les besoins des clients et élaborer des propositions commerciales personnalisées.
-Organiser et réaliser les visites commerciales du domaine.
-Préparer et suivre l'administratif de chaque dossier : devis, contrats, factures.
-Construire et mettre à jour le déroulé détaillé des événements professionnels, mariages et événements privés.
-Assurer le lien avec les prestataires extérieurs (traiteurs, DJ, wedding planners,etc.). Organiser les visites techniques.
-Préparer et animer les réunions de coordination entre les différents pôles du domaine (Housekeeping, Restauration, Cuisine, Maintenance) avant les événements. S'assurer que toutes les équipes disposent des informations nécessaires au bon déroulement du séjour.
-Mettre en place et vérifier les espaces de réception et de réunion.


Pendant l'événement - Accueil & coordination

-Accueillir les clients à leur arrivée et réaliser un point avec l'interlocuteur principal : présentation du domaine, des équipements et validation du déroulé du séjour.
-Accompagner l'installation des participants et leur répartition dans les hébergements.
-Être l'interlocuteur privilégié du client tout au long de l'événement.
-Coordonner les opérations quotidiennes et assurer la bonne circulation des informations entre les différents pôles.
-Veiller au respect du programme et des prestations prévues.
-Garantir le respect des standards de qualité des Maisons du Bonheur.
-Anticiper les besoins et gérer avec réactivité les éventuels imprévus.


Après l'événement - Suivi & fidélisation

-Assurer la facturation finale et la clôture administrative du dossier.
-Recueillir les retours des clients.
-Identifier et transmettre les éventuels axes d'amélioration à la Direction et aux équipes concernées.
-Participer aux actions de fidélisation.


Développement commercial

En collaboration avec la Direction, vous participez activement au développement de l'activité des Maisons du Bonheur :

-Participer aux actions de prospection et de développement commercial.
-Représenter ponctuellement le domaine lors de salons et rencontres professionnelles.
-Identifier de nouvelles opportunités commerciales et de nouveaux partenariats.
-Développer et entretenir les relations avec nos partenaires.
-Participer à la mise à jour des supports commerciaux.
-Assurer le suivi des indicateurs et le reporting commercial.


Profil recherché

Vous êtes :

-Extrêmement organisé(e) et rigoureux(se), avec une capacité à gérer simultanément plusieurs événements et dossiers clients.
-Doté(e) d'un excellent relationnel et d'une très bonne élocution.
-À l'aise dans la relation commerciale, aussi bien par écrit que par téléphone et en présentiel.
-Attentif(ve) aux détails et particulièrement sensible à la qualité de l'expérience client.
-Autonome et capable de prendre des initiatives dans le cadre de vos responsabilités.
-Réactif(ve) dans la gestion des imprévus.
-À l'aise avec les outils informatiques.
-Capable de travailler en équipe et de coordonner différents interlocuteurs internes et externes.

Une expérience dans l'événementiel, l'hôtellerie ou la relation client constitue un véritable atout.

La maîtrise professionnelle de l'anglais est obligatoire compte tenu de notre clientèle internationale.


Conditions et rémunération

-Contrat : CDI à temps plein.
-Temps de travail et organisation : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi ou du mardi au samedi, selon l'activité.
-Lieu de travail : poste 100% en présentiel aux Maisons du Bonheur, à Fleurie (69820).
-Rémunération fixe : 27.000€ brut annuel.
-Rémunération variable : jusqu'à 10% du salaire brut annuel, selon l'atteinte des objectifs.