CDD Assistant·e de Coordination Générale de la Quinquennale H/F Palais de Tokyo

[CDD] Assistant·e de coordination générale de la Quinquennale - F/H

• CDD de 12 mois à pourvoir du 02/11/2026 au 31/10/2027
• Structure: Palais de Tokyo (SASU)
• Direction: Présidence
• Rattachement hiérarchique: Responsable coordination générale Quinquennale et activités hors les murs
• Rattachement fonctionnel: Comité artistique et groupe de travail Quinquennale

Contexte juridique:

Le Palais de Tokyo est une société par actions simplifiées unipersonnelle (SASU) de droit privé, l'actionnaire unique étant l'Etat. Le Palais de Tokyo, pour exercer son activité, a signé une délégation de service public avec le ministère de la Culture et de la Communication.

Le Palais de Tokyo est constitué sous la forme d'une société par actions simplifiée unipersonnelle, ayant pour actionnaire unique l'Etat, représenté par le ministère de la Culture.A partir du site du Palais de Tokyo et dans le respect des orientations définies par l'Etat, la société a pour objet de mener toute action relative à la promotion de l'art contemporain.

L'équipe est constituée d'environ 100 salarié·es.

A partir de l'automne 2027, des travaux de rénovation seront menés par l'Etat sur le bâtiment du Palais de Tokyo conduisant à la fermeture pour 18 mois minimum du centre d'art. Pendant cette période, le Palais de Tokyo développe une activitéhorsles murs et organise notamment une grande manifestation d'art contemporain.

L'évènement (ci-après dénommé la «Quinquennale») a été préconisé par le rapport de Martin Bethenod sur le renforcement de la scène française et est commandé par le ministère de la Culture. Il est piloté par le Palais de Tokyo, en partenariat avec le Centre Pompidou et le CNAP. Il comprendra: un programme d'expositions d'art contemporain, un programme d'activités culturelles (performances artistiques, spectacle vivant, concerts, conférences, etc.), un projet de médiation, etc. Elle est une occasion de proposer des expériences dans des contextes renouvelés, vivants, qui affirment et challengent la place de l'art dans la société.

Employeur disposant du Label Egalité, ayant une politique RSE et sensible aux questions de diversité.

Contexte du poste:

A compter de fin septembre 2026, le projet entre dans une phase opérationnelle: les lieux de programmation se précisent, les partenariats se mettent en place et l'ensemble des Directions du Palais de Tokyo est mobilisé sur son périmètre d'intervention.

Dans ce contexte, l'Assistant.e accompagne la Responsable dans le suivi courant du projet en facilitant la circulation des informations, en préparant les avec les Directions et les partenaires et en assurant la mise à jour des outils de pilotage et de la documentation.

Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse et appréciant le travail transversal, souhaitant contribuer à la réalisation d'un projet culturel d'envergure tout en développant une vision concrète de sa mise en oeuvre.

Missions:

Appui au suivi opérationnel du projet

Sous la supervision de la Responsable:

• recueillir et consolider les informations d'avancement transmises par les différentes Directions du Palais de Tokyo concernant les sujets relevant de la Manifestation
• mettre à jour les outils de suivi du projet (tableaux de bord, calendriers, échéanciers, listes d'actions) afin de disposer d'une vision consolidée de l'avancement
• préparer certaines réunions de coordination (convocations, ordres du jour, documents de travail) et assurer la diffusion des comptes rendus et relevés de décisions validés
• assurer le suivi administratif des actions décidées en réunion en effectuant les relances demandées par la Responsable
• contribuer à la préparation de notes de synthèse, de points d'étape et de supports de présentation élaborés par la Responsable à destination des équipes impliquées, des partenaires divers et du Copil.

Appui au suivi des lieux d'exposition

Sous la supervision de la Responsable et du Comité artistique:

• participer au suivi administratif et documentaire des lieux partenaires retenus pour accueillir la programmation
• tenir à jour, pour chaque lieu, un dossier de suivi comprenant les contacts, calendriers, documents transmis, autorisations obtenues et pièces restant à produire
• suivre l'évolution des principales échéances communiquées par les Directions et les partenaires concernant chaque site
• organiser des visites de suivi (planification, préparation logistique, diffusion des informations utiles) et rédiger les comptes rendus.

Appui à la coordination du projet

• aider à la préparation des dossiers, présentations et documents de travail destinés aux partenaires institutionnels, aux partenaires privés et aux différentes instances du projet
• contribuer à la préparation des comités de pilotage, des comités curatoriaux et des principaux temps de travail du projet
• assurer l'organisation logistique des réunions, visites de sites et rendez-vous liés à la Manifestation
• veiller à la bonne mise à jour des espaces documentaires et des outils collaboratifs du projet
• assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents produits tout au long de la Quinquennale.

Profil recherché:

Formation: Bac +2 à Bac +3 (administration culturelle, gestion de projet culturel ou équivalent).

Expérience: une première expérience en coordination ou suivi de projet est appréciée, idéalement dans les secteurs culturel ou artistique.

Compétences:

• excellente capacité d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs dossiers
• aptitude à recueillir, organiser et fiabiliser des informations provenant de multiples interlocuteurs
• bonnes capacités rédactionnelles (comptes rendus, notes de synthèse, outils de suivi)
• maîtrise des outils bureautiques
• qualités relationnelles permettant d'interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement de travail transversal.

Qualités personnelles:

• rigueur et sens de l'organisation
• fiabilité et sens du détail
• discrétion et sens de la confidentialité
• sens du contact, diplomatie et esprit d'équipe
• intérêt pour l'art contemporain et les projets culturels.

Conditions d'emploi:

• Poste à pourvoir: en novembre 2026
• CDD pour surcroit d'activité Durée1 an
• TAM, horaires collectifs, 16 jours de repos en complément des congés payés (pour une année pleine)
• Salaire plancher de la catégorie: 2390,18 euros
• Prises en charge employeur: 60% Ticket restaurant (valeur faciale 9 euros); 75% abonnement transports en commun et/ou IKV; 60% Mutuelle et 100% Prévoyance (Audiens)
• Accords intéressement et participation, télétravail, congés menstruels, etc
• Activités sociales et culturelles du CSE; Carte culture à compter de la fin de la période d'essai

Recrutement:

Candidature (Lettre de motivation, CV et prétentions salariales)

à adresser avant le 15 octobre 2026

à copie

mentions légales:

Les données transmises par vos soins sont enregistrées dans un fichier informatisé sécurisé et géré de manière confidentielle. En transmettant des informations personnelles vous concernant dans le cadre de la procédure de recrutement relative à l'emploi présenté dans cette offre, vous autorisez la société Palais de Tokyo à utiliser et à conserver ces informations pendant la durée de cette procédure et dans le cadre de cette dernière. Ces données ne seront pas transmises à un tiers par la société Palais de Tokyo.

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