Assistant Administratif - Administrative en Alternance H/F Entreprise Cabrita
- Les Pavillons-sous-Bois - 93
- Alternance
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein de notre entreprise du bâtiment, vous travaillerez en lien direct avec le dirigeant et notre gestionnaire administrative. Vous assurerez la gestion quotidienne du secrétariat, le suivi administratif des chantiers, la logistique matériel et le relais d'information en temps réel avec le terrain.
Vos missions principales
1/ Secrétariat, Accueil & Gestion des urgences :
* Gestion de l'accueil téléphonique, filtrage des appels et tri des e-mails.
* Gestion des urgences du quotidien : prise de messages précis, qualification des demandes urgentes issues des chantiers et transmission rapide au dirigeant.
* Synthèse et compte-rendu quotidien des événements majeurs au patron.
* Gestion administrative des chantiers & Sous-traitance :
* Rédaction et préparation des PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé).
* Constitution des demandes d'agrément de sous-traitance.
* Collecte, vérification et suivi de la conformité des pièces légales sous-traitants (Kbis, URSSAF, attestations décennales, etc.).
* Achats & Logistique chantier :
* Passation et suivi des commandes de matériel pour les chantiers, à la demande directe du dirigeant et des conducteurs de travaux (gestion des besoins prioritaires et réapprovisionnements).
* Support Facturation, Pré-comptabilité & Relances :
* Aide à la saisie, à l'émission de la facturation client et au suivi de la pré-comptabilité (formation interne assurée).
* Suivi des règlements : relance téléphonique et écrite des factures impayées auprès des clients.
> Note : Cette liste de missions est non exhaustive. Dans le cadre du bon fonctionnement de l'entreprise, d'autres tâches administratives ou de support pourront vous être confiées au quotidien.
Profil recherché
* Expérience : Première expérience impérativement exigée dans le BTP / Construction (maîtrise du vocabulaire technique, de la sous-traitance et des PPSPS).
* Qualités clés :
* Très grande polyvalence : capacité à basculer rapidement d'une tâche à une autre et à s'adapter aux besoins changeants de l'activité.
* Gestion du stress et des urgences : savoir hiérarchiser les priorités, réagir vite et garder son calme face aux aléas de chantier.
* Fermeté et diplomatie : aisance au téléphone pour la relance des impayés clients.
* Rigueur, réactivité et excellent sens de l'organisation.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Modalités du poste
* Horaires : Temps plein (du lundi au vendredi, présence sur site).
* Rémunération : Selon profil et expérience.
* Prise de poste : Novembre
Le profil recherché
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux de peinture et vitrerie
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 14/09/2026 - Réf : 213VGGP
