Assistant de Direction - Office Manager H/F UBLO

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction / Office Manager capable de prendre en charge, avec une forte autonomie, l'organisation administrative et le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Vous travaillerez en relation directe avec la direction et serez un point de coordination central entre les équipes internes, les clients, les fournisseurs et nos partenaires externes.

Vos missions

Le poste est polyvalent et couvre notamment les missions suivantes :

Assistanat de direction & Office Management
Assistance quotidienne de la direction ;
Organisation des déplacements professionnels des techniciens : transports, hôtels, véhicules de location, taxis, coordination des horaires et gestion des imprévus ;
Préparation et suivi de dossiers administratifs ;
Accueil des clients, fournisseurs et visiteurs ;
Gestion des fournitures, consommables et besoins généraux des bureaux ;
Organisation de réunions et événements internes ;
Gestion et suivi de prestataires, contrats, abonnements et assurances ;
Veille au bon fonctionnement quotidien des locaux et des moyens mis à disposition des équipes.
Administration du personnel et paie

En lien avec notre cabinet comptable :

Collecte et transmission mensuelle des éléments variables de paie ;
Suivi des absences, congés, déplacements et éléments nécessaires à l'établissement des paies ;
Suivi administratif des dossiers salariés ;
Coordination avec les organismes concernés : médecine du travail, mutuelle, prévoyance, formations, etc.

Les bulletins de paie sont établis par notre cabinet comptable.

Suivi comptable et financier
Suivi des factures clients, règlements et relances ;
Réception, contrôle et suivi des factures fournisseurs ;
Préparation des ordres de paiement pour validation par la direction ;
Suivi des notes de frais, cartes bancaires et justificatifs ;
Transmission et classement des pièces comptables ;
Interface avec le cabinet comptable pour l'ensemble des éléments administratifs et comptables ;
Participation au suivi de trésorerie et aux tableaux de bord administratifs.
Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, polyvalente et très autonome, capable de prendre en charge ses sujets, d'anticiper les besoins et de faire avancer les dossiers de manière proactive.

Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, prioriser, réagir rapidement aux imprévus et travailler avec discrétion et fiabilité.

Une expérience en PME sur un poste mêlant assistanat de direction, office management, administration du personnel et suivi comptable serait particulièrement appréciée.

La maîtrise des outils bureautiques et numériques est indispensable. Un bon niveau d'anglais professionnel constitue un atout compte tenu de notre activité internationale.

Pourquoi rejoindre Ublo ?

Vous rejoindrez une PME industrielle en plein développement, avec une équipe à taille humaine et des projets menés en France et à l'international.

Vous occuperez un poste central dans l'organisation de l'entreprise, avec une forte autonomie, une relation directe avec la direction et un périmètre de responsabilités large et varié.