Secrétaire de Direction - Direction Générale H/F Service Public

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat et Accueil - Direction :

- Accueil et gestion des appels téléphoniques
- Gestion des rendez-vous et de l'emploi du temps du Directeur
- Traitement du courrier et documents divers : frappe, diffusion, suivi, numérisation, archivage
- Suivi et planification des réunions bimensuelles des directeurs adjoints
- Gestion des salles (réservation, clés) - Logiciel KeyBooster
- Reprographie

Gestion des dossiers en lien avec le Directeur

- Gestion des dossiers spécifiques en lien avec le Directeur
- Suivi des calendriers et relance des dossiers pilotés par les différentes directions
- Organise les réunions et prépare les dossiers en rassemblant les informations nécessaires
- Rédaction de certaine correspondance
- Préparation de l'ordre du jour du CODIR et suivi des suites à donner
- Organisation des déplacements professionnels du Directeur
- Suivi des congés, absences des personnels de direction (en lien avec l'organisation des gardes administratives)
- Suivi du CET des personnels de direction
- Planifier les entretiens d'évaluation des directeurs adjoints
- Gestion documentaire selon la méthode TRAPEC

Gestion et suivi des décisions nominatives en lien avec le Directeur

- Décisions portant sur les délégations de signatures en lien avec l'organigramme de Direction
- Décisions portant sur les compositions nominatives, commission, groupes de travail ... (en lien avec le 2ème poste de secrétaire)

Suivi courriers, messagerie, notes

- Prend connaissance du courrier adressé au Directeur
- Tri, enregistrement, diffusion et suivi (courriers / courriels arrivés et départs)
- Gestion des notes d'information / notes de service (numérotation unique Etablissement, archivage)

Gestion et suivi de la préparation des instances (Conseil de Surveillance, Directoire, CME, CTE, CSIRMT) pour une harmonisation de l'ordre du jour et des documents de présentation :

- Centralisation des points à inscrire et frappe de l'ordre du jour du Conseil de Surveillance, Directoire, et CME
- Centralisation des documents émis par les différentes Directions fonctionnelles relatifs aux points inscrits aux ordres du jour du Conseil de Surveillance, du Directoire et de la CME
- Préparation et diffusion de l'ordre du jour et des documents pour le Conseil de Surveillance, du Directoire et de la CME.

Gestion et suivi du Conseil de Surveillance (CS) et du Directoire
- Secrétariat de séance (assiste aux réunions du CS): rédaction du CR, diffusion du CR
- Délibérations : rédaction pour certaine, centralisation, mise en page, numérotation et envoi aux services concernés
- Tenue du classement des délibérations

Gardes administratives
- Planification et suivi des gardes assurés par les directeur

Rapport d'activité

Elaboration du RA annuel de l'établissement (lien avec les directions et les pôles et mise en forme avec le logiciel Indesign)