Secrétaire d'Accueil H/F Itep Pierre Male

Vos missions:

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement.
Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.
- Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.
- Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.
Gestion administrative
- Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.
- Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.
- Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.
- Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement.
Suivi des usagers
- Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.
- Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH.).
- Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.
- Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Profil recherché :
Formation
- Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent.
Expérience
- Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.
- Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.
Compétences
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.
- Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités.
- Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire.
Qualités personnelles
- Sens de l'accueil et excellent relationnel.
- Organisation, rigueur et autonomie.
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
- Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité.