Assistant de Direction de Copropriété H/F Solgaleon
- Seine-Saint-Denis - 93
- CDI
- Télétravail occasionnel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Immobilier
- Exp. 5 ans min.
À noter sur ce job
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Les missions du poste
Solgaleon recrute pour l'un de ses clients, un cabinet indépendant spécialisé dans l'administration de copropriétés, implanté à Saint-Denis (93).
Cette structure à taille humaine administre plus de 100 copropriétés et accompagne au quotidien copropriétaires, conseils syndicaux et partenaires dans la gestion de leurs immeubles.
Le cabinet accorde une importance particulière à la proximité, à la réactivité et à la qualité de la relation avec ses clients. Son organisation repose sur une équipe expérimentée, au sein de laquelle la circulation de l'information, la rigueur et l'entraide occupent une place centrale.
Dans le cadre du départ à la retraite, en décembre 2026, de son assistante de direction présente depuis plus de vingt ans, le cabinet recherche aujourd'hui une Assistante ou un Assistant de direction expérimenté(e) en copropriété.
Une prise de poste est souhaitée au plus tard en octobre 2026, afin de permettre une période de transmission en binôme d'environ deux mois avec l'assistante actuellement en poste.
Vos missions:
Véritable point de coordination du cabinet, vous accompagnez la direction et les gestionnaires dans le suivi administratif quotidien des copropriétés.
Vous assurez la bonne circulation de l'information, veillez au suivi des dossiers et contribuez à la qualité des réponses apportées aux copropriétaires, conseils syndicaux et différents partenaires.
Vos principales missions :
Gestion du courrier et des communications
Réception, ouverture, tri et numérisation du courrier ;
Identification des demandes urgentes et transmission aux collaborateurs concernés ;
Rédaction et suivi des courriers et courriels ;
Réponse aux demandes courantes des copropriétaires et conseils syndicaux ;
Relations avec les notaires, entreprises, experts, assureurs, avocats et autres intervenants ;
Suivi des réponses et relance des interlocuteurs.
Suivi administratif des copropriétés
Préparation administrative des dossiers d'assemblées générales ;
Participation à la préparation et à l'envoi des convocations et procès-verbaux ;
Classement et suivi des résolutions et décisions votées ;
Mise à jour des carnets d'entretien et des informations relatives aux immeubles ;
Suivi administratif des mutations, sinistres, expertises et travaux ;
Préparation et transmission des documents nécessaires aux gestionnaires.
Organisation et coordination du cabinet
Gestion et coordination des agendas et rendez-vous ;
Accueil téléphonique et physique ;
Organisation des interventions des entreprises et prestataires ;
Gestion des commandes et fournitures ;
Suivi des dossiers à l'aide de tableaux de bord ;
Alerte de la direction sur les échéances, urgences et dossiers nécessitant une relance.
Gestion documentaire
Classement et archivage des documents papier et numériques ;
Organisation et fiabilisation de l'arborescence documentaire ;
Recherche et mise à disposition rapide des pièces ;
Participation à la formalisation des procédures internes du cabinet.
Le profil recherché
- Formation Bac à Bac +2 minimum ;
- Expérience en syndic de copropriété, administration de biens ou agence immobilière ;
- Bonne connaissance du fonctionnement d'une copropriété ;
- Excellente maîtrise du français et de l'orthographe ;
- Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ;
- La connaissance du logiciel Gestion Intégrale est un plus ;
- Sens de l'organisation et de la rigueur ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers et prioriser les urgences ;
- Autonomie et esprit d'initiative ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Diplomatie et bon relationnel ;
- Sens du service et goût du travail en équipe.
L'entreprise
SOLGALEON est un cabinet de recrutement spécialisé dans plusieurs domaines tels que le secteur de l'Immobilier, le Juridique, Banque & Assurance, Informatique, Comptabilité et Santé.
Nous adaptons notre recherche en fonction de vos critères, notre objectif, vous trouver un post sur mesure qui répondra au mieux à vos attentes.
Une méthode d'approche humaine qui prend en compte autant votre ambition que votre vie personnelle.
Nous traitons toutes les candidatures et nous nous efforçons de vous faire un retour dans les plus bref délais.
Notre processus de recrutement :
- Entretien téléphonique de pré-qualification : Identification de votre recherche avec nos chargées de recrutement.
- Entretien en visioconférence : Rencontre avec notre consultant pour en apprendre plus sur vous, votre parcours professionnel et vous présenter les offres adaptées à votre profil.
- Envoi de votre candidature : Nous partageons votre expérience et votre projet à nos clients.
- Rencontre avec l'entreprise : Les entreprises convaincues par votre candidature auront la chance de vous rencontrer. Puis ce sera à votre tour de donner votre maximum pour décrocher le job.
Nous avons à coeur de vous accompagner tout au long de votre carrière, en assurant un suivi post-intégration et en vous offrant des conseils adaptés à vos besoins.
Infos complémentaires
Les avantages pour ce poste :
- 1 jour de télétravail par semaine après la période d'intégration ;
- Transmission en binôme pendant environ 2 mois ;
- Équipe expérimentée et à taille humaine ;
- Direction accessible et proche de ses équipes ;
- Locaux facilement accessibles en transports en commun - ligne 13.
Publiée le 09/09/2026 - Réf : 4324150/30198957 ADC/75P
