Assistant de Direction Apprentissage en Ufa - Bey - 100% H/F GIP - ViaPro de l'académie de Lille
- Lille - 59
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public autres
- Enseignement • Formation
- Exp. 2 ans min.
Les missions du poste
Nous sommes à la recherche d'un Assistant de Direction H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.
Dans ce rôle, vous serez chargé de diverses missions visant à assurer le secrétariat de Direction de l'UFA et l'accompagnement des apprentis. En lien avec le Département Apprentissage, vous serez chargé de:
Accompagner l'accueil, l'intégration, l'inclusion et le suivi administratif de l'apprenti
Pour ce faire, vous devrez accueillir, informer et orienter vers les bons interlocuteurs à l'interne de l'UFA et au siège, les candidats apprentis/les familles.
En parallèle, vous serez amené à orienter les apprentis en situation de handicap ou rencontrant des difficultés d'apprentissage vers le référent handicap de son UFA.
Il vous faudra également informer sur les dispositifs de mobilité, conseiller sur les démarches à effectuer et orienter les apprentis vers les interlocuteurs compétents puis procéder à la pré-saisie des contrats d'apprentissage et assurer la collecte des informations auprès des apprentis et des entreprises.
Vous serez le relai de la vie de l'apprenti.
De ce fait, vous serez amené à préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs de candidature des apprentis avant transmission à l'antenne :
- Créer la fiche entreprise et la fiche apprenti dans Yparéo
- Déposer les pièces justificatives dans Yparéo
- Transmettre les dossiers dans les délais
- Transmettre, le cas échéant, les modifications de contrat
- Alerter et transmettre les potentielles ruptures de contrat (POKE) auprès des services concernés
De plus, vous suivrez et gérerez les frais annexes en lien avec le secrétaire général de l'EPLE:
- Transmettre via DIAL UFA l'ensemble des demandes d'aides (premiers équipements/hébergement/restauration...)
Vous gérerez également la saisie des absences et contrôler l'assiduité
- Assurer le reporting des absences Yparéo
- Assurer la transmission aux entreprises
Puis, assurer la gestion administrative
Pour ce faire, vous serez chargé d'assurer le secrétariat du service:
- Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service
- Assurer le secrétariat courant de l'UFA
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Gérer la boîte mail de l'UFA et diffuser l'information sous couvert du Directeur de l'UFA
- Assurer la logistique des réunions (comités de liaison)
- Classer et archiver
De plus, il vous faudra gérer la planification et le suivi des heures formateurs:
- Saisir le prévisionnel des formateurs
- Suivre les heures formateurs
- Saisir les heures dans GIPSIH
- Transmettre les heures pour mise en paiement
- Enfin, vous devrez assurer le reporting de l'UFA, saisir et mettre à jour les ressources documentaires et tableaux de bord ainsi que transmettre ou
- Alimenter les supports dédiés au pilotage (RESANA- DIAL UFA).
Pour finir, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)
Le profil recherché
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 et vous possédez une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire.
Vous possédez des connaissances sur l'environnement de l'éducation et de la formation professionnelle, sur les techniques de communication écrite et orale ainsi que des connaissances réglementaires et techniques du domaine.
De plus, vous savez mettre en oeuvre et appliquer des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques, faire preuve d'aisance rédactionnelle et vous savez vous exprimer avec aisance à l'oral et à l'écrit.
Par ailleurs, vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers tout en garantissant un suivi rigoureux. Vous savez gérer le temps, respecter les délais contraints et établir les priorités.
Vous êtes adaptable, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte.
Enfin, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données.
Votre autonomie, votre rigueur, votre précision et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité.
Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe.
De plus, vous possédez une capacité d'analyse et de synthèse qui vous permet d'analyser les informations et de restituer les résultats.
Votre sens de l'organisation, de la gestion des priorités, de l'initiative, des relations humaines (sens relationnel, capacité d'écoute et de compréhension) fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d'une capacité d'adaptation aux différents logiciels et bases de données.
Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d'une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Vous êtes proactif, motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n'hésitez pas à candidater!
Bienvenue chez GIP - ViaPro de l'académie de Lille
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur du GIP ViaPro également Directeur du CFA académique de Lille et sous l'autorité fonctionnelle du Directeur de l'UFA, l'Assistant de direction Apprentissage H/F a pour mission d'assurer le secrétariat de Direction de l'UFA et plus particulièrement l'accompagnement des apprentis.
Interlocuteur privilégié et de proximité des apprentis, il assure leur suivi.
Interface avec les services supports, il assure l'ensemble de remontées qualitatives et financières (assiduité, demande d'aides spécifiques, suivi des heures de formation, frais annexes ...)
Publiée le 09/09/2026 - Réf : 2026-2291954
