Gestionnaire Administration des Ventes ADV H/F Signe Plus

Signe+ étant en forte croissance, nos équipes ont besoin de renfort.

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable ADV, il/elle aura pour mission la gestion administrative, contractuelle et financière des dossiers de portage commercial, de sous-traitance, de la gestion des documents contractuels du client et du fournisseur jusqu'à la facturation.

Missions principales du poste :

Contractualisation client :

- Participation au référencement et support administratif à l'équipe de négociation commerciale (signature NDA, DC4, transmission des documents légaux, complétude questionnaires fournisseurs)

- Suivi des démarrages de mission sur les plateformes digitales client (OBMS, Fieldglass, Beeline, Ariba...)

- Réception, validation et saisie des commandes/contrats clients

- Le cas échéant, émission de devis et de contrats client

- Transmission des documents légaux S+/S+Alliance aux clients

- Complétude questionnaires clients



Contractualisation fournisseur :

- Rédaction et envoi des commandes/contrats fournisseurs

- Transmission des éventuels documents clients aux fournisseurs (codes éthiques, plans de prévention, documents de compliance divers)

- Traitement des documents administratifs et légaux des fournisseurs

- Gestion des demandes de background checks (création des demandes en ligne via prestataires agréés), transmission de l'attestation au client

- Suivi et traitement des exigences spécifiques clients (formations...)

- Suivi des prêts de matériel



Gestion des logiciels et plateformes digitales internes

- Gestion des comptes fournisseurs et consultants

- Contrôle et mise à jour des affaires CRM

- Suivi des inscriptions des consultants sur le portail runner



Valorisation de la production

- Suivi de la saisie des comptes rendus d'activité mensuels (principalement sur le portail runner)

- Réception et saisie des notes de frais et astreintes

- Etablissements de devis et demandes de commande - échanges sur les valorisations spécifiques

- Suivi de la saisie des prévisionnels de production qui peuvent être demandés par les clients

- Saisie des productions sur le portail client si nécessaire (Fieldglass...)



Facturation :

- Edition et envoi des factures clients

- Réception, contrôle et saisie des factures des fournisseurs (contrôle en lien avec le secrétariat général)

- Suivi des demandes d'avance fournisseurs (lien avec le secrétariat général)

- Suivi du paiement des factures fournisseurs (relances fournisseurs, lien avec le secrétariat général)



Relation clients et fournisseurs :

- Participation à la résolution des conflits

- Fidélisation et satisfaction (notion d'enchantement)

- Sécurisation administrative des missions (documents légaux, récolte des comptes-rendus d'activité,...)

- Demande d'informations, gestion administrative des éventuelles réclamations