Assistant·e Administratif·ve Polyvalent·e Appels d'Offres H/F Philibert Transport

Sous la responsabilité de la Directrice Communication, Marketing et Appels d'Offres, et en étroite collaboration avec les Directions Transport, Études et Méthodes et Juridique, l'Assistant.e administratif.ve polyvalent.e AO assure la préparation, le suivi et la gestion administrative des appels d'offres ainsi que diverses missions administratives et de support aux activités de l'entreprise.

Il contribue notamment à la constitution et au suivi des dossiers de candidatures, à la veille des consultations, à la gestion des abonnements et de la billettique, ainsi qu'à l'accompagnement des équipes dans le cadre de nouveaux contrats et de projets transversaux.

• Gestion des appels d'offres

• Préparer les dossiers de candidature et de réponse aux appels d'offres.
• Rédiger les fiches synthétiques et constituer les pièces administratives et techniques nécessaires.
• Assurer la gestion des dossiers de co-traitance et de sous-traitance.
• Gérer les échanges avec les donneurs d'ordre via les plateformes dédiées.
• Assurer le dépôt, le suivi et la traçabilité des réponses aux appels d'offres.
• Effectuer les relances et assurer le suivi des demandes de compléments.
• Coordonner la collecte des informations et documents auprès des différentes parties prenantes.
• Veiller à la mise à jour et à la conformité des documents administratifs.

• Veille et suivi des appels d'offres

• Assurer une veille régulière des publications et consultations.
• Suivre les résultats et les rejets des appels d'offres.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les outils de reporting.
• Assurer la traçabilité des échéances et des différentes étapes des procédures.

• Gestion administrative et relation usagers

• Assurer l'accueil téléphonique et apporter une première information aux usagers.
• Informer et accompagner les usagers sur le réseau TICO et les abonnements OùRA.
• Rédiger et transmettre les attestations et documents administratifs.
• Préparer et diffuser les communications internes.
• Assurer la création et la gestion des cartes OùRA.
• Suivre les encaissements liés aux abonnements et à la billettique.
• Créer et gérer les identifiants conducteurs.

• Gestion et déploiement des nouveaux contrats

• Participer à la mise en oeuvre et au déploiement des nouveaux contrats.
• Assurer le suivi administratif et opérationnel du nouveau contrat TCL.
• Coordonner les actions nécessaires avec les services concernés.

• Appui transversal aux équipes

• Apporter un soutien administratif et opérationnel aux équipes Études et Méthodes.
• Assurer ponctuellement la gestion et le suivi des rendus de caisses du site de Caluire.
• Contrôler et éditer les statistiques à partir des outils billettiques.
• Concevoir des questionnaires et formulaires via Google Forms.
• Participer à la création de supports pédagogiques (vidéos, livrets, documents).
• Contribuer à l'accompagnement et à l'information des conducteurs.