Charge d'Accueil et d'Etat Civil Polyvalent - Grabels H/F Communes
- Grabels - 34
- Fonctionnaire
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Grande disponibilité vis-à-vis des administrés avec risques de tensions verbales ou physiques dans la relation au public
Détail du poste
Missions du poste :
- Accueille, oriente, renseigne le public et accompagne la demande des usagers
- Supervise et coordonne les activités liées aux élections - Référent élections
- Renforce les missions liées à la gestion funéraire
- Assure les dossiers liés à l'état civil en renfort du référent état civil
Activités et tâches principales du poste :
1/ Accueil :
- Accueil physique des administrés
- Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Réception et instruction des demandes d'attestation d'accueil pour étrangers
- Information des usagers lors de la remise des formulaires administratifs
- Recensement militaire
- Légalisation des signatures sur les actes d'état civil
- Délivrance des CNI et passeports
- Enregistrement du courrier, envoi du courrier
- Garant de la bonne tenue de l'espace accueil (supports d'information à jour, rangement, disponibilité)
2/ Elections - référent élections :
- Organisation et suivi de la liste électorale
- Organisation et suivi des scrutins
- Responsable de la mise à jour de la liste électorale
- Tenue des registres (commissions de contrôle, procurations)
- Animation des commissions électorales
3/ Gestion funéraire (en renfort) :
- Réception et instruction des dossiers de décès
- Attribution ou renouvellement des concessions funéraires
- Lien avec les entreprises de pompes funèbres
4/ Etat Civil (en renfort) :
- Réception et instruction des actes de déclaration et de célébration, relatifs à l'Etat-Civil (décès, naissance, mariage...)
- Préparation des mariages, baptêmes, PACS
- Inscription des mentions marginales sur les actes d'état civil
Le profil recherché
Exigences requises :
- Formations et qualifications nécessaires :
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
- Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade
- Compétences professionnelles et techniques nécessaires :
- Garant de l'image de la collectivité auprès des administrés
- Sens du service public et de la relation aux administrés
- Qualités relationnelles indispensable
- Sérieux, professionnalisme, ponctualité et assiduité
- Autonomie
- Travailler en équipe et en polyvalence au sein du service
- Sens de l'organisation
- Discrétion
Conditions et contraintes d'exercice :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Travailler en bureau et guichet d'accueil
- Polyvalence dans le service
- Horaires réguliers, pics d'activités liés aux périodes électorales, au recensement...
- Grande disponibilité vis-à-vis des administrés avec risques de tensions verbales ou physiques dans la relation au public
- Charge mentale : multiplicité des tâches et des canaux de communication, contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale, risques de tension avec le public
- Métier possiblement exposé à des risques psychosociaux
- Pénibilité liée au poste de travail : ambiance sonore (téléphone, photocopieur, espace ouvert), lieu de passage, courants d'air, etc
Relations fonctionnelles :
- Contacts directs et permanents avec le public
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services, élu.e.s
- Relations fréquentes avec les partenaires extérieures (institutionnels, entreprises de pompes funèbres, tissu associatif, personnel enseignants...)
Publiée le 09/09/2026 - Réf : O034260904000528
