Office Manager H/F Ambassade du Royaume des Pays-Bas
- Paris 7e - 75
- Intérim
- 11 mois
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
- Exp. 3 ans
À noter sur ce job
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Les missions du poste
L'Office Manager contribue à la constitution de dossiers spécialisés au profit du département Innovation, pour lequel il/elle constitue le premier point de contact.
Le Netherlands Innovation Network (NIN) encourage et facilite la coopération internationale entre entreprises, institutions de recherche et de développement et gouvernements dans les domaines de l'innovation et de la technologie. Ce réseau dépend du ministère néerlandais des Affaires économiques et du Climat.
La Stratégie nationale des technologies des Pays-Bas constitue le cadre des activités du NIN. Cette stratégie priorise 10 technologies clés dans lesquelles les institutions et entreprises néerlandaises peuvent jouer un rôle unique ou être leader.
Vous intégrerez l'équipe de l'Innovation, qui fait partie du pôle économique de l'ambassade des Pays-Bas à Paris.
En tant qu'Office Manager, vous soutiendrez l'équipe Innovation dans ses activités quotidiennes :
- Organisation de rendez-vous et de réunions ;
- Soutien logistique pour l'organisation de visites de travail, de missions d'innovation et d'événements ;
- Gestion des tâches administratives, de l'agenda et de la communication avec les partenaires français et néerlandais ;
- Suivi des dossiers en cours et contribution à une gestion efficace de l'information ;
- Au besoin, vous servirez de remplaçant pour les deux assistants qui travaillent pour les départements économie, agriculture, et éducation & science au sein du même pôle économique. L'ambassade attend également de la part des collègues qu'en cas de besoin ils/elles contribuent aux projets de l' ambassade en général.
Dans ce rôle, vous travaillerez de manière proactive, précise et dans un contexte international, où la discrétion, les compétences numériques et l'organisation sont essentielles.
- Tâches administratives pour le département Innovation
- Gestion de l'agenda, des demandes et de l'organisation des déplacements professionnels de la Conseillère pour l' Innovation et de la Technologie, ainsi que de ses activités de représentation;
- Planification des réunions, rédaction de comptes-rendus, établissement et suivi des points d'action;
- Gestion de la boîte mail générale du département Innovation;
- Premier point de contact en ligne/téléphone pour les interlocuteurs externes, diffusion d'informations ;
- Mise à jour du planning des activités ;
- Enregistrement des activités (services rendus, visites et événements organisés, articles et rapports) dans la base de données Achilles;
- Gestion des contacts de NIN France dans la base de données CRM;
- Gestion de SharePoint (espace collaboratif du département Innovation);
- Gestion administrative et financière du budget annuel de fonctionnement.
- Soutien logistique à l'organisation de visites/événements
- Planification des rendez-vous, élaboration de documents de déroulement des activités des délégations ;
- Organisation de déjeuners/dîners pour la représentation externe: envoi des invitations, enregistrement des participants, élaboration de déroulés, création et impression de supports imprimés;
- Gestion des aspects logistiques pour les événements (ateliers, séminaires, événements de réseautage lors de salons, etc.) : déroulés, traiteur, lieu(x), transport, envoi des invitations et enregistrement des inscriptions;
- Participation à des groupes de travail thématiques au sein du pôle économique, visant à renforcer la coopération économique et innovante entre les Pays-Bas et la France. Une partie des activités au profits de ces groupes de travail peut consister à contribuer à l'organisation de séminaires et d'événements de réseautage, ainsi qu'à apporter un soutien à l'accompagnement de délégations et de missions.
- Soutien technique et thématique
- Soutien à l'équipe Innovation pour le suivi de l'actualité et la détection proactive des développements technologiques et innovants en France;
- Aide à la rédaction de notes d'innovation, notamment pour le compte LinkedIn de l'ambassade ;
- Mise à jour du site web de NIN France (informations sur les secteurs prioritaires).
Le profil recherché
Nous recherchons un(e) collègue organisé(e), pour qui le travail en équipe est une évidence et qui sait s'adapter rapidement à différentes activités et responsabilités. Une personne ayant un bon sens pratique et un esprit orienté solutions, capable de bien coordonner son travail avec celui de ses collègues. Le sens de la qualité et un esprit axé sur la collaboration, tant au sein de sa propre organisation qu'avec les interlocuteurs en France et aux Pays-Bas, sont indispensables.
Vous vous intéressez aux développements technologiques et aux politiques d'innovation. Vous êtes compétent(e) dans la rédaction de rapports, de comptes-rendus et de synthèses. Vous avez de l'expérience avec les médias sociaux/numériques. Vous travaillez de manière autonome et êtes à l'aise en tant que point de contact central pour les partenaires externes.
Une expérience de travail au sein d'une ambassade constitue un atout.
Vous parlez et écrivez couramment le français et possédez une bonne connaissance de l'anglais ; la maîtrise du néerlandais constitue un atout. Un test de compétences linguistiques peut faire partie de la procédure de sélection.
La résistance au stress et la flexibilité sont nécessaires, surtout lors des pics d'activité. Le/la candidat(e) sait gérer des informations confidentielles avec discrétion et intégrité.
La résistance au stress et la flexibilité sont nécessaires, surtout lors des pics d'activité. Le/la candidat(e) sait gérer des informations confidentielles avec discrétion et intégrité.
Compétences et qualités attendues pour le poste:
- Niveau de travail et de réflexion Bac +3;
- Compétences en gestion administrative et coordination de flux d'informations complexes;
- Idéalement, au moins trois ans d'expérience en tant qu'Office Manager ou assistant(e) de gestion;
- Excellentes compétences numériques, notamment la maîtrise des logiciels Microsoft Office (Outlook, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint);
- Bonnes compétences en communication;
- Expérience ou affinité avec la gestion budgétaire ;
- Intérêt pour les missions d'une ambassade.
En plus de ces compétences spécifiques, les compétences suivantes sont requises :
- Initiative;
- Anticipation;
- Réseautage ;
- Flexibilité ;
- Sensibilité interculturelle ;
- Esprit d'équipe.
Bienvenue chez Ambassade du Royaume des Pays-Bas
L'ambassade du Royaume des Pays-Bas à Paris compte environ 70 collaborateurs et est située dans le 7e arrondissement de Paris. En plus de l'ambassade, les Représentations permanentes auprès de l'OCDE et de l'UNESCO sont également installées dans la chancellerie. La France est importante pour les Pays-Bas sur les plans culturel, politique et économique. Le poste de Paris est actif dans presque tous les domaines de politique publique. L'ambiance au sein de l'ambassade est ouverte et transparente, avec une grande flexibilité entre les pôles et les services, ainsi qu'un engagement collectif en faveur des résultats et de la visibilité.
Vous rejoindrez l'équipe Innovation, composée de 4 collaborateurs, qui fait partie du pôle économique de l'ambassade. Ce pôle est une équipe dynamique d'environ 25 personnes dédiée au soutien des entreprises néerlandaises sur le marché français et à l'appui de la coopération bilatérale dans divers domaines. Au sein de ce pôle existe une étroite collaboration entre les services chargés de l'innovation, de l'économie, de l'agriculture, des infrastructures et de la gestion de l'eau, de l'éducation et des sciences, ainsi qu'avec la Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA) et les Netherlands Business Support Offices (NBSO) de Lille, Lyon et Nantes.
Les langues de travail de l'équipe sont le français, l'anglais et le néerlandais.
Infos complémentaires
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Publiée le 08/09/2026 - Réf : 4321959/30189217 OM/75P
