Gestionnaire Secretariat - ma Amiens H/F Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE
- Amiens - 80
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public d'état
Les missions du poste
Vos activités principales :
· Organisation de la continuité du service de la continuité de service secrétariat de direction
· Gestion du standard téléphonique et de l'accueil physique des RDV du Chef d'établissement ou de son adjointe.
· Saisie du courrier de la direction
· Frappe des notes de service d'information à la population pénale et diffusion au personnel
· Diffusion des informations générales
· Diffusion des convocations et des comptes rendus des CPU
· Rédactions des PV des réunions
· Organisation, participation et suivi des réunions: conseil d'évaluation, cérémonie d'installation, etc...
· Suivi de l'agenda du chef d'établissement et de son adjointe (congés prévisionnels, formations, RDV extérieurs, réunions...) pour fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes
· Suivi des permanences et astreintes
· Suivi du planning d'occupation de la salle de réunion située au RDC et des réservations de véhicules
· Tenir à jour les répertoires téléphoniques (personnels, partenaires et instances officielles) et les partager dans le serveur commun
Nombre d'agents à encadrer
A B C 1 ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON ✔
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)
Téléphone, Logiciel GENESIS et GSE, Messagerie OUTLOOK
Le profil recherché
Connaissances
outils de bureautique (EXCEL, WORD)
Techniques de secrétariat
Classement, archivage
Savoir-faire
Sens de l'organisation
Mettre en oeuvre des procédures
Sens de l'organisation
Réactivité
Savoir-être
Discrétion - Faculté d'Adaptation -
Sens du Service Public
Bienvenue chez Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE
· Rédaction des actes de délégation
· Suivi du plan de classement
· Traitement du rapport d'activité de l'établissement
· Suivi des délégations de signatures
· Gestion des autorisations d'accès sous le logiciel GSE
· Suivi des suspensions et suppressions des permis de visites
· Gestions des habilitations des personnels médicaux
· Gestions des agréments des aumôniers
· Suivi du plan de classement et archivage documentaire
· Mise à jour du tableau relatif à la gestion documentaire de la labélisation
Composition et effectifs du service :
1 secrétaire administratif et 1 Adjoint administratif
Votre hiérarchie :
Chef d'Etablissement
Vos interlocuteurs métiers :
Autorité judiciaire, direction Interrégionale, Chef d'Etablissement
Publiée le 08/09/2026 - Réf : 2026-2385893