Assistant Administratif dans une Association H/F Association Departementale Ariegeoise de

L'Office Central de la Coopération à l'École est une association départementale loi 1901 conventionnée avec le Ministère de l'Éducation Nationale.
Cette association est au service des coopératives scolaires de l'Ariège et a pour objet :
- de favoriser la coopération en milieu scolaire par la mise en oeuvre de projets pédagogiques et de formations
- d'assurer la gestion des caisses coopératives des écoles

* Poste en CDI à temps partiel 15h hebdomadaire pouvant évoluer sur du 20h *
Prise de poste prévue Décembre 2026 - Janvier 2027 avec formation prévue (POEI) dès Octobre.

Vos missions seront les suivantes :

Secrétariat :
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des publics, les renseigner, les orienter
- Contribuer à la communication interne : assurer la circulation de l'information et faire part du suivi des dossiers à coordinatrice départementale
- Procéder aux déclarations règlementaires (journal officiel, déclarations trimestrielles, annuelles aux organismes sociaux)
- Procéder à l'indexation, au classement et à l'archivage des documents
- Gérer les commandes des produits OCCE et des fournitures de bureau (établir les listes, suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement )
- Effectuer les réservations nécessaires : transports, lieux, .

Suivi administratif des coopératives scolaires :
- Mettre à jour les bases de données (dossier « mandataires »)
- Assurer le suivi complet des dossiers liés aux adhésions et aux assurances (déclaration effectifs, vérification des dossiers de déclaration de sinistres et transmission aux assurances)
- Accompagner les mandataires des coopératives scolaires :
o Suivi comptable et administratif de leur coopérative (suivi régulier des soldes des coopératives, aide à l'utilisation de l'outil comptable, .)
o Soutien et information autant que nécessaire
o Contribution aux formations des bénévoles de l'association
o Veille juridique relative à la gestion des coopératives scolaires
- Aider les mandataires pour diverses déclarations ou démarches (déclarations au GUSO, participation à des manifestations régionales type SISQA, recherches de financements)
- Gérer et répondre aux courriels ou courriers concernant le suivi des coopératives
- Mettre à jour les documents relatifs à la gestion des coopératives scolaires sur le site internet de l'association

Suivi administratif du siège départemental :
- Préparer avec la coordinatrice les dossiers de subventions, les mettre en forme, les envoyer et les suivre
- Assurer un suivi des budgets du siège
- Archiver en version papier et/ou numerique les pieces comptables
- Suivre et archiver les éléments de trésorerie de la structure (établir les rapprochements bancaires, vérifier les frais généraux et les factures)
- Suivre la trésorerie
- Procéder aux virements et prélèvements bancaires après accord de la Présidente et/ou de la Trésorière
- Renseigner le logiciel de gestion des coopératives (Retkoop) au fur et à mesure des changements (année, identité des mandataires, tarifs,.)
- Communiquer avec les interlocuteurs identifiés dans les différents services bancaires pour assurer un suivi des comptes des sections locales et du siège
- Selon l'échéancier fixé par le Conseil d'Administration pour l'année en cours :
o vérifier les déclarations d'adhésion des coopératives scolaires,
o relancer si nécessaire les adhésions,
o solliciter les adhérents individuels pour le renouvellement de l'adhésion,
o procéder aux prélèvements et aux encaissements

Profil recherché :
- Personne rigoureuse et autonome
- Sens du service et aisance relationnelle
- Maitrise des outils informatiques
- Connaissance du milieu associatif appréciée

Transmettre CV et lettre de motivation détaillée via votre espace candidat. L'espace lettre de motivation se trouve en bas de la rubrique candidature. Toute candidature sans lettre de motivation détaillé sera rejetée.