Secrétaire H/F FONDATION FRANCO BRITANNIQUE DE SILLERY
- Épinay-sur-Orge - 91
- CDI
- Télétravail occasionnel
- Bac +2
- Service public hospitalier
- Exp. 3 ans
À noter sur ce job
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Les missions du poste
Vos missions
Rattaché(e) à la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif du siège et travaillez en lien étroit avec les différents établissements et services (Comptabilité, Entretien, Communication, Direction générale).
Vos missions se structurent autour de 4 grands axes :
1. Accueil & Secrétariat général
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs.
- Gérer le courrier, les colis (entrants/sortants) et la boîte e-mail générique de la Fondation.
- Rédiger et mettre en page divers documents : courriers, notes de service, ordres du jour, comptes-rendus.
- Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau, photocopies et besoins logistiques simples.
- Assurer le classement et l'archivage (numérique et physique) des documents.
2. Gestion des flottes & Logistique
- Flotte automobile : Suivi et mise à jour de la flotte en lien avec les prestataires, gestion des prêts/locations de véhicules et minibus, rédaction des conventions, refacturation et traitement des contraventions (désignations/contestations).
- Flotte téléphonie : Suivi des lignes et du parc mobile, contrôle de la facturation détaillée en lien avec le service comptabilité.
- Prêt de matériel : Suivi et refacturation en lien avec le service entretien mutualisé.
3. Gestion administrative transverse & Assurances
- Centraliser et suivre les dossiers d'assurances (tous types de sinistres) en lien avec les établissements et les courtiers/assureurs.
- Gérer les conventions d'accueil et d'occupation temporaire (ex. : groupes scouts, centres de loisirs, mairie).
- Traiter le volet dons : émission des reçus fiscaux et courriers de remerciements en lien avec la comptabilité.
4. Appui à la Direction et vie du site
- Tenir à jour les calendriers partagés (événements internes, astreintes de la Fondation).
- Centraliser les demandes de congés du siège pour la Direction générale.
- Effectuer les réservations ponctuelles (salles, repas, plateaux repas).
- Être le relais d'information pour les prestations ménage en lien avec les usagers.
Demander et centraliser les devis pour le service Communication
Le profil recherché
Profil recherché
- Formation : Bac +2 validé en gestion administrative / secrétariat (BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT Gestion ou équivalent).
- Expérience : Vous justifiez d'une première expérience réussie (stage/alternance inclus ou poste similaire de 1 à 3 ans).
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, fonctions de base d'Excel, Outlook).
- Excellente expression écrite et orale (qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable).
- Aisance avec les outils collaboratifs et la gestion de boîtes mails partagées.
Savoir-être :
- Organisation, rigueur et autonomie dans le suivi de multiples dossiers.
- Sens du service, discrétion et respect strict de la confidentialité.
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
- Polyvalence, flexibilité et sens des priorités
Infos complémentaires
Conditions & Avantages
- Convention collective : CCN 51
- Reprise d'ancienneté selon dispositions conventionnelles
- Avantages CSE (oeuvres sociales, chèques cadeaux/vacances selon accords)
- Parking gratuit sur place
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
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Candidature en ligne
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Pré-sélection des candidatures
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Entretien(s) manager / terrain
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Décision et proposition
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La carte
2 Rue de Charaintru
91360 Épinay-sur-Orge
Publiée le 08/09/2026 - Réf : 4320214/30180651 S/91E
