Chargé·e de Gestion Administrative - CDI H/F Ecole Nationale Superieure des Mines Alb
- Albi - 81
- CDI
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 2 ans min.
Détail du poste
Au sein du Pôle Formation en Entreprise, composée d'une Responsable de Pôle et de 3 agents, vous assurerez les missions suivantes en binôme avec l'autre Chargé(e) de Gestion Administrative du Pôle :
1. Gérer les activités administratives en lien avec les stages et les Masters (Novembre à Mai)
a. Maintenir à jour les pages Campus liées aux formalités administratives pour les stages
b. Faire de la veille réglementaire liée aux stages
c. Informer sur et orienter les élèves dans leur recherche de stage
d. Mettre en place les outils de recherche de stage
e. Editer les conventions de stage et veiller à ce que tout élève soit administrativement en règle avant de partir en stage
f. Gérer le pic d'activités de Décembre à Avril avec de multiples interactions dans l'urgence avec les élèves et les entreprises
g. Recueillir les fiches « attestation d'arrivée en stage » et « fiche bilan »
h. Centraliser les offres de stage et les mettre à disposition des élèves
i. Être le contact privilégié des entreprises pour l'aspect administratif des stages
2. Gérer des dossiers administratifs des alternants en relation avec MidiSup pour l'élaboration des contrats d'alternance IFI E 3 (Avril et Septembre)
a. Gérer le processus Iterop dédié
b. Assurer la relation avec MidiSup
c. Faire valider les fiches missions des élèves en IFI E 3 par les Responsables d'Option
d. Renseigner les tuteurs pédagogiques sur les livrets LEA
e. Être le contact privilégié des entreprises pour l'aspect administratif de l'alternance
f. Suivi des livrables tout au long de l'année pour les alternants
3. Organiser les visites médicales des élèves en situation de handicap et des étudiants internationaux
4. Assurer le suivi des Quitus internationaux
5. Assurer le suivi des Quitus entreprises pour les IFIE
6. Gérer les suppléments au diplôme pour les IFI A
7. Apporter un support logistique pour l'organisation du Forum des entreprises, de la journée partenaires et plus généralement des évènements liés au pôle formation entreprise
PROFIL RECHERCHE :
- Vous êtes titulaire d'un Bac +2 administratif minimum avec 2 ans d'expérience dans une structure d'enseignement.
Le profil recherché
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 07/09/2026 - Réf : 213MKCZ
