Assistant Administratif & de Direction H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

Présentation du service :

Le Muséum national d'Histoire naturelle (MNHN) est un grand établissement de recherche et de diffusion de la culture scientifique naturaliste. L'établissement est placé sous la tutelle conjointe des ministres chargés de l'enseignement supérieur et de la recherche, et de l'écologie. Dans le domaine des sciences naturelles et humaines, le Muséum contribue à la production, au développement et au partage des connaissances sur la diversité géologique et biologique de la Terre, sur la diversité des cultures et des sociétés et sur l'histoire de la planète.

A cette fin, il a pour mission de développer en synergie la recherche fondamentale et appliquée, l'expertise, la valorisation, l'enrichissement, la conservation et la mise à disposition des collections et des données, la formation dont l'enseignement, l'action éducative et la diffusion de la culture scientifique et technique à l'intention de tous les publics.

Sous l'autorité du Directeur de la Direction de l'Innovation Numérique et des Systèmes d'Informations et de l'Adjoint au Directeur - Pilotage & Performance, l'Assistant.e Administratif.tive et de Direction DINSI assure l'assistance administrative, organisationnelle et de communication auprès des équipes DINSI.

Missions du poste :

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Assistance de Direction & CODIR

• Interlocuteur.trice de référence du Directeur et de l'Adjoint au Directeur Pilotage & Performance sur l'ensemble des sujets administratifs et organisationnels
• Appui aux membres du CODIR sur les sujets administratifs et organisationnels relevant de la DINSI
• Gestion proactive de l'agenda du Directeur et de l'Adjoint Fonctionnel - priorisation, arbitrages, anticipation des conflits d'agenda
• Préparation et suivi des instances CODIR - ordres du jour, supports, comptes-rendus, diffusion
• Suivi de la mise en oeuvre des décisions actées en CODIR
• Anticipation des besoins de la direction - alerte en amont sur les échéances et points de vigilance

Suivi Administratif & Marchés Publics

• Contractualisation et suivi des marchés publics en lien avec la DAJA - mise en ligne des documents sur l'intranet, aide à la consultation des fournisseurs, préparation de l'analyse des offres, sauvegarde sur le réseau - mise à jour du guide d'achat interne
• Gérer le suivi des parapheurs / courriers
• Appui au suivi des commandes et factures en lien avec le Service Général Administratif
• Interface avec le SGA pour les questions administratives de la DINSI et inversement.

Secrétariat & Instances

• Assurer la saisie et la mise en forme de documents, courriers, présentations, comptes-rendus
• Gérer la logistique des réunions de direction
• Assurer le classement et l'archivage des documents de la direction

Communication Interne DINSI

• Rédiger et diffuser la newsletter interne de la DINSI
• Organiser et animer logistiquement la réunion mensuelle d'information de la direction (Instant DINSI) - invitation, supports, visioconférence
• Coordonner le comité de rédaction de la communication interne
• Assurer le suivi et la mise à jour des supports de communication interne de la DINSI

Onboarding & Offboarding DSI

• Préparer les arrivées, accueillir et accompagner les nouveaux agents et prestataires dans leur intégration, & suivi des offboarding.

Collecte de Données & Mise en Forme

• Collecter les données nécessaires aux indicateurs DINSI auprès des équipes et des outils - relances si nécessaire
• Consolider les informations brutes transmises par les managers en vue du reporting
• Mettre en forme et en page les reportings et tableaux de bord opérationnels à partir des outils mis en place
• Contribuer à la diffusion des reportings opérationnels selon le calendrier défini

Vie Courante de la Direction

• Veiller au bon suivi des règles administratives des agents vis-à-vis de l'établissement - en lien avec le SGA et Adjoint fonctionnel
• Être point de contact pour les questions logistiques et organisationnelles de la direction
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien de la DINSI

LIVRABLES ATTENDUS

• Maitrise agenda de direction et codir
• Comptes-rendus CODIR et relevé de décisions
• Documents nécessaires à la passation des marchés publics en lien avec DAJA DAF ACO SGA
• Newsletter interne et supports de communication
• Tableaux de bord et reportings mis en forme
• Dossiers d'onboarding et offboarding finalisés
• Suivi des accès bâtimentaires / badges en lien avec la DS (prestataires)
• Courriers et documents administratifs traités

Profil recherché

Profil recherché

• Formation initiale Bac +2/3 en gestion administrative, assistanat de direction ou communication
• Bonnes notions de la réglementation des marchés publics,
• Compétences rédactionnelles (consultations, analyses, compte-rendu),
• Maîtrise des logiciels bureautiques (bonne pratique d'Excel et des tableaux de bord), d'internet et de la messagerie,
• Gestion des priorités,
• Travail en équipe.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie Bou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités