Assistant de Direction - Mairie de Rodez H/F Communes
- Rodez - 12
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)
Détail du poste
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l'activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.
-Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d'absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus).
-Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings...).
-Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
-Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
-Assurer l'enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
-Rédiger notes, courriers et documents de travail.
- Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page...).
- Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
-Suivre l'agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
-Participer à la diffusion de l'information interne entre les services et la direction générale.
-Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
-Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
-Assurer le classement, l'archivage.
Le profil recherché
Savoir :
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
- Maîtriser l'organisation du travail et la gestion du temps
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaître les missions des services de la Collectivité et la relation des services avec les élus
Savoir-faire :
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, logiciel de courrier et de comptabilité
- Rigueur administrative et respect des échéances
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
- Sens de l'accueil, disponibilité, écoute
- Confiance relationnelle, garant de l'image de la personne qu'elle assiste ainsi que de l'institution
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)
Publiée le 06/09/2026 - Réf : O012260904001036
