Assistant·e du Maire - Villeurbanne H/F Communes

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e assistant.e du Maire, sur le cadre d'emploi des attachés territoriaux.

MISSIONS :

Secrétariat du maire
Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés et cohésion d'équipes transversales
Management des chauffeurs du maire



ACTIVITÉS :

Secrétariat du maire, en binôme avec l'assistante du directeur de cabinet :

Gérer l'agenda du maire
Concevoir et organiser des réunions
Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
Rédaction de courriers spécifiques à la demande du maire ou du directeur.trice de cabinet



Secrétariat du maire :

Veiller à la qualité de l'accueil lors des réunions dans le bureau du maire ou en salle des audiences, y compris sur l'aspect logistique
Coordonner la logistique : gestion des fournitures, du matériel et de la documentation pour le maire
Veiller à la tenue du bureau du maire et de la salle des audiences
Gérer et suivre les conventions pour les oeuvres remises au maire
Trier, dépouiller, classer et archiver des documents



Organisation des déplacements du maire :

Organiser les déplacements hors agglomération du maire, en France et à l'étranger
Gérer les frais du maire



Élaboration et suivi des dossiers :

Élaborer les dossiers de travail pour les rendez-vous avec les institutionnels
Piloter des actions ou des projets : séminaires, animation d'ateliers



Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés :

Préparer les dossiers du maire pour le lendemain et lui remettre la veille, en lien avec l'agenda
Transmettre au maire les parapheurs qui le concernent, après vérification de la qualité rédactionnelle des documents soumis à sa signature



Cohésion d'équipes transversales :

Définir, mettre en oeuvre, animer et suivre les séminaires pour les élu.e.s et/ou les assistant.e.s de direction, d'élus, de cabinet et du maire et/ou d'autres thématiques à la demande du maire ou du directeur de cabinet ou sur initiave propre
Animer le collectif d'assistant.e.s de direction, d'élus, de cabinet et du maire



Management des chauffeurs du maire :

Organiser le travail selon les compétences et la réglementation en vigueur ; définir les tâches à accomplir ;
Évaluer, développer et valoriser les compétences
Organiser les équipements du service



Remplacement de l'assistante du directeur de cabinet, en cas d'absence